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TürkçeLe règlement machines raisonne sur le long terme. La notice d’instructions numérique doit être accessible en ligne pendant la durée de vie prévue et au moins dix ans après la mise sur le marché (article 10, paragraphe 7, deuxième alinéa, point c)). Il en va de même pour la déclaration UE de conformité numérique : durée de vie prévue, au moins dix ans après la mise sur le marché ou la mise en service (article 10, paragraphe 8). Vous devez en outre tenir la documentation technique et la déclaration UE de conformité à la disposition des autorités de surveillance du marché pendant au moins dix ans (article 10, paragraphe 3).
En production de série, ces délais recommencent à courir pour chaque exemplaire. Une machine mise sur le marché en 2030 a besoin de sa notice jusqu’en 2040 au moins – même s’il existe depuis longtemps des versions plus récentes.
Quelle version était en vigueur et quand ?
Après un accident ou lors d’une demande des autorités de surveillance du marché, une question simple se pose souvent : quelle notice le client avait-il lorsqu’il a reçu la machine ? Sans archive, il est difficile d’y répondre. Les fichiers sont écrasés, les sites web refondus, les espaces de stockage déménagés.
ManualPass répond à cette question avec trois éléments :
- Versions inaltérables : chaque fichier téléversé reste tel qu’il était. Une correction est toujours une nouvelle version.
- Somme de contrôle SHA-256 par fichier : l’empreinte numérique montre si un fichier donné correspond exactement au fichier archivé.
- Journal des modifications avec chaîne de sommes de contrôle : chaque entrée est liée à la précédente. Si une entrée est modifiée ultérieurement, la chaîne ne concorde plus – la manipulation est détectée.
La gestion des versions au quotidien
- Téléverser la nouvelle version : vous téléversez la notice révisée en PDF pour le type de machine.
- La somme de contrôle est calculée : ManualPass génère la somme de contrôle SHA-256 et crée la version.
- La page de scan se met à jour : derrière le code QR inchangé, la nouvelle version apparaît automatiquement.
- L’ancienne version demeure : la version précédente reste archivée avec sa somme de contrôle et consultable.
- Le journal enregistre : qui a téléversé quelle version et quand figure dans le journal des modifications.
Les machines archivées restent accessibles
Lorsqu’un modèle arrive en fin de série, vous archivez le type de machine. Il reste accessible publiquement, même si vous ne le construisez ou ne le vendez plus. Le code QR des machines livrées continue de mener aux documents.
Idée reçue
« Conserver dix ans » et « mettre à disposition en ligne pendant dix ans » sont deux obligations différentes. La conservation selon l’article 10, paragraphe 3, concerne la documentation technique et la déclaration UE de conformité destinées aux autorités. La disponibilité en ligne selon l’article 10, paragraphes 7 et 8, concerne ce que les utilisateurs peuvent consulter. ManualPass soutient la seconde obligation et archive les documents mis à disposition ; vous conservez vous-même le reste de la documentation technique.
Des sommes de contrôle visibles pour les utilisateurs
La somme de contrôle ne figure pas seulement dans l’archive interne, mais aussi sur la page de scan. Un client qui a téléchargé une notice il y a des années peut ainsi vérifier si son fichier correspond à une version archivée.
| Situation | Ce que fournit ManualPass |
|---|---|
| Un client affirme avoir reçu une autre notice | Versions archivées avec date et somme de contrôle |
| Les autorités de surveillance du marché demandent la version de 2028 | Version consultable avec l’entrée correspondante du journal |
| Contrôle interne pour savoir si quelqu’un a remplacé des fichiers | Journal des modifications avec chaîne de sommes de contrôle |
| Un modèle arrive en fin de série, les machines restent en service | Le type de machine archivé reste accessible publiquement |
Conseil pratique
Indiquez dans vos documents de livraison le numéro de version de la notice d’instructions. Avec l’archive d’ManualPass, il est alors clair pour chaque livraison quelle version était en vigueur.
Le guide Notice d’instructions en ligne pendant 10 ans explique comment garantir sur le plan organisationnel la disponibilité sur dix ans. Vous trouverez des informations sur l’hébergement et l’intégrité sous Sécurité.
Questions fréquentes
Puis-je modifier ultérieurement une version téléversée ?
Non. Chaque version reste archivée sans modification. Vous téléversez les corrections sous forme de nouvelle version ; la version précédente est conservée avec sa somme de contrôle et reste consultable.
Qu’est-ce qu’une somme de contrôle SHA-256 ?
Une somme de contrôle SHA-256 est une valeur de 64 caractères calculée à partir du contenu d’un fichier. La moindre modification du fichier donne une valeur totalement différente, ce qui permet de vérifier de manière fiable si deux fichiers sont identiques.
Que deviennent les machines que je ne construis plus ?
Vous pouvez archiver le type de machine. Il reste accessible publiquement, le code QR continue de fonctionner et les utilisateurs trouvent les documents comme auparavant. La notice reste ainsi en ligne même pour les modèles en fin de série.
ManualPass remplace-t-il la conservation de la documentation technique ?
Non. ManualPass archive les documents mis à disposition, comme la notice d’instructions et la déclaration UE de conformité. Vous continuez à conserver vous-même la documentation technique selon l’article 10, paragraphe 3, par exemple l’évaluation des risques et les calculs.