DA
Prøv gratis i 14 dage

Funktion

Arkivér versioner – og dokumentér når som helst, hvilken vejledning der gjaldt

ManualPass opbevarer hver version af dine dokumenter uændret, sikrer dem med SHA-256-kontrolsummer og registrerer hver ændring i en log, hvis kontrolsumkæde gør efterfølgende manipulation synlig.

Prøv gratis i 14 dage Se priser
app.manualpass.eu/app/maschinen/12Interaktiv forhåndsvisning

Upload en ny version – den gamle forbliver uændret i arkivet.

Brugsanvisning DEBandsäge BS-400 · Tysk
  1. v2 SHA-256 b81d…07e2 Aktuel
  2. v1 SHA-256 5c20…9ad8 Arkiveret
Hvilken version gjaldt den …?

QR-koden forbliver den samme, ældre versioner kan stadig hentes

Maskinforordningen tænker i lange perioder. Den digitale brugsanvisning skal være online i den forventede levetid og mindst ti år efter omsætningen (artikel 10, stk. 7, andet afsnit, litra c)). For den digitale EU-overensstemmelseserklæring gælder noget tilsvarende: forventet levetid, mindst ti år efter omsætningen eller ibrugtagningen (artikel 10, stk. 8). Den tekniske dokumentation og EU-overensstemmelseserklæringen skal du desuden holde til rådighed for markedsovervågningen i mindst ti år (artikel 10, stk. 3).

Ved serieproduktion løber disse frister på ny for hvert eksemplar. En maskine, der bringes i omsætning i 2030, skal have sin brugsanvisning tilgængelig indtil mindst 2040 – også selv om der for længst findes nyere versioner.

Hvilken version gjaldt hvornår?

Efter en ulykke eller ved en henvendelse fra markedsovervågningen opstår ofte et enkelt spørgsmål: Hvilken brugsanvisning havde kunden, da han fik maskinen? Uden et arkiv kan det næppe besvares. Filer overskrives, websider redesignes, arkiver flyttes.

ManualPass besvarer spørgsmålet med tre byggesten:

  • Uforanderlige versioner: Hver uploadet fil forbliver, som den var. En rettelse er altid en ny version.
  • SHA-256-kontrolsum pr. fil: Det digitale fingeraftryk viser, om en foreliggende fil svarer præcis til den arkiverede.
  • Ændringslog med kontrolsumkæde: Hver post er forbundet med den foregående. Ændres en post efterfølgende, passer kæden ikke længere – manipulationen bliver synlig.

Sådan fungerer versionsstyringen i hverdagen

  1. Upload ny udgave: Du uploader den reviderede brugsanvisning som PDF til maskintypen.
  2. Kontrolsummen beregnes: ManualPass genererer SHA-256-kontrolsummen og opretter versionen.
  3. Scanningssiden opdateres: Bag den uændrede QR-kode vises den nye udgave automatisk.
  4. Den gamle udgave bevares: Den tidligere version forbliver arkiveret med sin kontrolsum og er tilgængelig.
  5. Loggen registrerer: Hvem der har uploadet hvilken version hvornår, står i ændringsloggen.

Arkiverede maskiner forbliver tilgængelige

Når en model udgår, arkiverer du maskintypen. Den forbliver offentligt tilgængelig, også selv om du ikke længere producerer eller sælger den. QR-koden på de leverede maskiner fører fortsat til dokumenterne.

Udbredt misforståelse

»Opbevare i ti år« og »stille online til rådighed i ti år« er to forskellige forpligtelser. Opbevaringen efter artikel 10, stk. 3, vedrører teknisk dokumentation og EU-overensstemmelseserklæring til myndighederne. Onlinetilgængeligheden efter artikel 10, stk. 7 og 8, vedrører det, brugerne kan hente. ManualPass understøtter den anden forpligtelse og arkiverer de dokumenter, der stilles til rådighed; den øvrige tekniske dokumentation opbevarer du selv.

Kontrolsummer synlige for brugerne

Kontrolsummen står ikke kun i det interne arkiv, men også på scanningssiden. En kunde, der downloadede en brugsanvisning for flere år siden, kan dermed kontrollere, om hans fil svarer til en arkiveret version.

Situation Hvad ManualPass leverer
Kunden hævder at have modtaget en anden brugsanvisning Arkiverede versioner med dato og kontrolsum
Markedsovervågningen spørger efter udgaven fra 2028 Tilgængelig version inkl. logpost
Intern kontrol af, om nogen har udskiftet filer Ændringslog med kontrolsumkæde
Modellen udgår, maskinerne er fortsat i brug Arkiveret maskintype forbliver offentligt tilgængelig

Tip fra praksis

Angiv brugsanvisningens versionsnummer i dine leveringsdokumenter. Sammen med arkivet i ManualPass er det så klart for hver levering, hvilken udgave der gjaldt.

Hvordan du organisatorisk sikrer tilgængeligheden i ti år, forklarer vejledningen Brugsanvisning online i 10 år. Oplysninger om hosting og integritet finder du under Sikkerhed.

Ofte stillede spørgsmål

Kan jeg ændre en uploadet version efterfølgende?

Nej. Hver version forbliver arkiveret uændret. Rettelser uploader du som en ny version; den tidligere udgave bevares med sin kontrolsum og forbliver tilgængelig.

Hvad er en SHA-256-kontrolsum?

En SHA-256-kontrolsum er en værdi på 64 tegn, der beregnes ud fra indholdet af en fil. Selv den mindste ændring i filen giver en helt anden værdi, så to filer pålideligt kan kontrolleres for, om de er identiske.

Hvad sker der med maskiner, som jeg ikke længere producerer?

Du kan arkivere maskintypen. Den forbliver offentligt tilgængelig, QR-koden fungerer fortsat, og brugerne finder dokumenterne som hidtil. Så forbliver brugsanvisningen også online for udgåede modeller.

Erstatter ManualPass opbevaringen af den tekniske dokumentation?

Nej. ManualPass arkiverer de dokumenter, der stilles til rådighed, som brugsanvisning og EU-overensstemmelseserklæring. Den tekniske dokumentation efter artikel 10, stk. 3, f.eks. risikovurdering og beregninger, opbevarer du fortsat selv.

Relateret