Saugumas ir duomenų apsauga: Jūsų dokumentai patikimose rankose

Kas naudojimo instrukcijas pateikia skaitmeniniu formatu, pasikliauja dviem dalykais: dokumentai turi būti pasiekiami daug metų ir negali nepastebimai pasikeisti. Kartu platforma tvarko asmens duomenis, pavyzdžiui, Jūsų komandos narių ir klientų, kurie užsako popierinę versiją. Šiame puslapyje apibendrinta, kaip ManualPass su tuo elgiasi.

Kur saugomi duomenys?

ManualPass serveriai yra Vokietijoje. Ten saugomi dokumentai, paskyrų duomenys ir žurnalai. Ryšys tarp naršyklės ir serverio visą laiką šifruojamas HTTPS – tiek programoje, tiek viešame skenavimo puslapyje.

Kaip apsaugota prieiga prie programos?

• Maišos funkcija apsaugoti slaptažodžiai: slaptažodžiai saugomi ne atviru tekstu, o tik kaip kriptografinė maišos reikšmė. Maišos reikšmė yra vienkryptė reikšmė, iš kurios neįmanoma atkurti pradinio slaptažodžio.
• Apsauga nuo slaptažodžių spėliojimo: pakartotiniai nesėkmingi bandymai prisijungti ribojami, kad slaptažodžių nebūtų galima atspėti automatiškai.
• Vaidmenys komandoje: vaidmenimis Savininkas (visos teisės), Redaktorius (mašinos, dokumentai, popierinių versijų užklausos) ir Tik skaityti nustatote, kas paskyroje turi kokias teises. Nuo paketo Business prisideda vaidmuo Tvirtintojas. Išsamiau – puslapyje Komanda ir tvirtinimas.
• Klientų duomenų atskyrimas: kiekvieno kliento duomenys atskirti nuo kitų klientų duomenų. Paskyra mato tik savo mašinų tipus, dokumentus ir užklausas.

Kaip užtikrinamas dokumentų vientisumas?

Vientisumas reiškia, kad dokumentas yra lygiai toks, koks buvo įkeltas. ManualPass jį užtikrina trimis lygmenimis:

1. Nekeičiamos versijos: įkelta versija neperrašoma. Pakeitimai visada sukuriami kaip nauja versija.
2. SHA-256 kontrolinė suma: kiekvienam failui ManualPass apskaičiuoja skaitmeninį piršto atspaudą, kuris matomas ir skenavimo puslapyje.
3. Pakeitimų žurnalas su kontrolinių sumų grandine: kiekvienas žurnalo įrašas susietas su ankstesniu. Vėlesni žurnalo pakeitimai pastebimi.

Daugiau – puslapyje Archyvavimas.

Keturių akių tvirtinimas ir žurnalo eksportas

Nuo paketo Business galite naudoti tvirtinimo eigą pagal keturių akių principą. Tada naujas dokumentas tampa viešas tik tada, kai jį patvirtina antras įgaliotas asmuo; savo paties įkeltų dokumentų niekas negali patvirtinti. Jei tvirtintojas atmeta dokumentą, jis nurodo pagrindimą, o dalyviai informuojami el. paštu. Taip procesas neleidžia dokumentui per klaidą be patikros atsirasti už QR kodo.

Nuo paketo Professional pakeitimų žurnalą galima eksportuoti kaip CSV failą kartu su kontrolinėmis sumomis. Eksportą galite saugoti savo archyve arba pateikti audito ar institucijos užklausos atveju.

Kokius duomenis tvarko skenavimo puslapis?

Skenavimo puslapis yra viešas ir naudojamas be prisijungimo. Jis nenaudoja sekimo slapukų. Atidarant ar atsisiunčiant instrukciją nereikia nurodyti jokių asmens duomenų.

Asmens duomenys skenavimo puslapyje atsiranda tik tada, kai kas nors užsako popierinę versiją. Šiuos duomenis, pavyzdžiui, vardą, pavardę, el. pašto ir pristatymo adresą, ManualPass naudoja tik siuntimui organizuoti: gamintojui informuoti, terminui stebėti ir gavėjui informuoti.

Kaip vyksta mokėjimas?

Jei mokate kredito ar debeto kortele, pavyzdžiui, Mastercard ar Visa, mokėjimas vyksta per mokėjimo paslaugų teikėją Stripe. Kortelės duomenis įvedate tiesiogiai Stripe; jie ManualPass nesaugomi. Kitas būdas – pasirinkti mokėjimą pagal sąskaitą faktūrą ir sumą pervesti per 14 dienų.

14 dienų nemokamam bandomajam laikotarpiui mokėjimo duomenų nurodyti nereikia. Sąskaitas faktūras automatiškai gaunate el. paštu, be to, jas galima atsisiųsti PDF formatu klientų srityje.

Duomenų tvarkymas pagal BDAR

Kai naudojatės ManualPass, ManualPass Jūsų pavedimu tvarko asmens duomenis, pavyzdžiui, Jūsų klientų popierinių versijų užklausų duomenis. Duomenų tvarkymo sutartį sudarote programoje, skiltyje „Duomenų apsauga ir tvarkymo sutartis“, internetu – be popieriaus ir be laukimo. Ten taip pat matote pagalbinius duomenų tvarkytojus, nustatote, kada popierinių versijų užklausų duomenys automatiškai nuasmeninami, ir rasite teksto fragmentą savo privatumo politikai. Visą sutarties tekstą su visais priedais galite iš anksto perskaityti puslapyje Duomenų tvarkymo sutartis.

Šios svetainės privatumo informaciją rasite puslapyje Privatumo politika.

Ko netvirtiname

Šiuo metu ManualPass neturi jokio informacijos saugumo sertifikato. Jei Jūsų pirkimų ar IT skyrius reikalauja tam tikrų įrodymų, kreipkitės į mus prieš pradėdami. Priemones galite patys peržiūrėti per 14 dienų nemokamą bandomąjį laikotarpį, nenurodydami mokėjimo duomenų. Mielai paaiškinsime, kaip įgyvendintos pirmiau nurodytos priemonės.