Sikkerhet og personvern: dokumentene dine i trygge hender

Den som gjør bruksanvisninger tilgjengelige digitalt, er avhengig av to ting: Dokumentene må være tilgjengelige i mange år, og de må ikke endres ubemerket. Samtidig behandler plattformen personopplysninger, for eksempel om teammedlemmene dine og om kunder som ber om en papirversjon. Denne siden oppsummerer hvordan ManualPass håndterer dette.

Hvor ligger dataene?

ManualPass drifter sine servere i Tyskland. Dokumenter, kontodata og logger lagres der. Forbindelsen mellom nettleser og server er kryptert med HTTPS hele veien – både i applikasjonen og på den offentlige skannesiden.

Hvordan er tilgangen til applikasjonen beskyttet?

• Hashede passord: Passord lagres ikke i klartekst, men bare som en kryptografisk hash. En hash er en enveisverdi som det opprinnelige passordet ikke kan regnes ut fra.
• Beskyttelse mot gjetting: Gjentatte mislykkede innloggingsforsøk begrenses, slik at passord ikke kan gjettes automatisert.
• Roller i teamet: Med rollene Eier (alle rettigheter), Redaktør (maskiner, dokumenter, papirforespørsler) og Kun lesetilgang bestemmer du hvem som har hvilke rettigheter i kontoen. Fra pakken Business kommer rollen Godkjenner i tillegg. Detaljer under Team og godkjenning.
• Kundeseparasjon: Dataene til hver kunde er skilt fra dataene til andre kunder. En konto ser bare egne maskintyper, dokumenter og forespørsler.

Hvordan sikres dokumentenes integritet?

Integritet betyr at et dokument foreligger nøyaktig slik det ble lastet opp. ManualPass sikrer dette på tre nivåer:

1. Uforanderlige versjoner: En opplastet versjon blir ikke overskrevet. Endringer oppstår alltid som en ny versjon.
2. SHA-256-sjekksum: For hver fil beregner ManualPass et digitalt fingeravtrykk, som også er synlig på skannesiden.
3. Endringslogg med sjekksumkjede: Hver loggoppføring er koblet til den forrige. Etterfølgende endringer i loggen blir oppdaget.

Mer om dette på siden Arkivering.

Fireøyne-godkjenning og loggeksport

Fra pakken Business kan du bruke en godkjenningsflyt etter fireøyneprinsippet. Et nytt dokument blir da først offentlig når en annen person med godkjenningsrett har godkjent det; ingen kan godkjenne sine egne opplastinger. Avslår godkjenneren, oppgir vedkommende en begrunnelse, og de involverte varsles på e-post. Slik hindrer prosessen at et dokument ved en feil havner bak QR-koden uten kontroll.

Fra pakken Professional kan endringsloggen eksporteres som CSV-fil, inkludert sjekksummene. Eksporten kan du legge i ditt eget arkiv eller legge frem ved en revisjon eller en henvendelse fra myndighetene.

Hvilke data behandler skannesiden?

Skannesiden er offentlig og kan brukes uten innlogging. Den bruker ingen sporingscookies. Den som åpner eller laster ned en bruksanvisning, trenger ikke oppgi personopplysninger.

Personopplysninger oppstår på skannesiden bare når noen ber om en papirversjon. Disse opplysningene, for eksempel navn, e-post og leveringsadresse, bruker ManualPass utelukkende til å gjennomføre forsendelsen: til å varsle produsenten, overvåke fristen og informere mottakeren.

Hvordan håndteres betalingen?

Betaler du med kreditt- eller debetkort, for eksempel Mastercard eller Visa, går betalingen via betalingstjenesteleverandøren Stripe. Kortopplysningene oppgir du direkte hos Stripe; de lagres ikke hos ManualPass. Alternativt velger du kjøp mot faktura og overfører beløpet innen 14 dager.

For den 14 dager lange gratis prøveperioden trenger du ikke oppgi betalingsopplysninger. Fakturaer får du automatisk på e-post, og de er i tillegg tilgjengelige for nedlasting som PDF i kundeområdet.

Databehandling etter personvernforordningen (GDPR)

Når du bruker ManualPass, behandler ManualPass personopplysninger på dine vegne, for eksempel opplysningene fra kundenes papirforespørsler. Databehandleravtalen inngår du på nett i applikasjonen under «Personvern & databehandleravtale» – uten papir og uten ventetid. Der ser du også underleverandørene (underdatabehandlerne), bestemmer når opplysninger fra papirforespørsler skal anonymiseres automatisk, og finner en tekstmal til din egen personvernerklæring. Den fullstendige avtaleteksten med alle vedlegg kan du lese på forhånd under Databehandleravtale.

Personvernerklæringen for dette nettstedet finner du under Personvern.

Hva vi ikke påstår

ManualPass har for tiden ingen sertifisering innen informasjonssikkerhet. Krever innkjøps- eller IT-avdelingen din bestemte dokumentasjoner, ta kontakt med oss før du starter. Tiltakene kan du også se selv i den 14 dager lange gratis prøveperioden, uten å oppgi betalingsopplysninger. Vi beskriver gjerne hvordan tiltakene ovenfor er gjennomført.