Bezpieczeństwo i ochrona danych: Państwa dokumenty w dobrych rękach

Kto udostępnia instrukcje obsługi w formie cyfrowej, polega na dwóch rzeczach: dokumenty muszą być dostępne przez wiele lat i nie mogą zmieniać się niepostrzeżenie. Jednocześnie platforma przetwarza dane osobowe, np. członków Państwa zespołu oraz klientów, którzy zamawiają wersję papierową. Ta strona podsumowuje, jak ManualPass sobie z tym radzi.

Gdzie znajdują się dane?

ManualPass utrzymuje swoje serwery w Niemczech. Tam przechowywane są dokumenty, dane kont i dzienniki. Połączenie między przeglądarką a serwerem jest w całości szyfrowane przez HTTPS – zarówno w aplikacji, jak i na publicznej stronie skanowania.

Jak chroniony jest dostęp do aplikacji?

• Hasła w postaci skrótów: Hasła nie są przechowywane jawnym tekstem, lecz wyłącznie jako skrót kryptograficzny (hash). Skrót to wartość jednokierunkowa, z której nie da się odtworzyć pierwotnego hasła.
• Ochrona przed zgadywaniem: Liczba powtarzanych nieudanych prób logowania jest ograniczona, aby hasła nie mogły być odgadywane automatycznie.
• Role w zespole: Za pomocą ról Właściciel (wszystkie uprawnienia), Edytor (maszyny, dokumenty, zamówienia wersji papierowej) i Tylko odczyt określają Państwo, kto ma jakie uprawnienia w koncie. Od planu Business dochodzi rola Zatwierdzający. Szczegóły w sekcji Zespół i zatwierdzanie.
• Separacja klientów: Dane każdego klienta są oddzielone od danych innych klientów. Konto widzi tylko własne typy maszyn, dokumenty i zamówienia.

Jak zabezpieczona jest integralność dokumentów?

Integralność oznacza, że dokument jest dostępny dokładnie w takiej postaci, w jakiej został przesłany. ManualPass zabezpiecza ją na trzech poziomach:

1. Niezmienne wersje: Przesłana wersja nie jest nadpisywana. Zmiany zawsze powstają jako nowa wersja.
2. Suma kontrolna SHA-256: Dla każdego pliku ManualPass oblicza cyfrowy odcisk, widoczny również na stronie skanowania.
3. Dziennik zmian z łańcuchem sum kontrolnych: Każdy wpis w dzienniku jest powiązany z poprzednim. Późniejsze zmiany w dzienniku zostają wykryte.

Więcej na ten temat na stronie Archiwizacja.

Zatwierdzanie według zasady czterech oczu i eksport dziennika

Od planu Business mogą Państwo korzystać z procesu zatwierdzania według zasady czterech oczu. Nowy dokument staje się wtedy publiczny dopiero po zatwierdzeniu przez drugą uprawnioną osobę; nikt nie może samodzielnie zatwierdzić własnych przesłanych plików. Jeśli zatwierdzający odrzuci dokument, podaje uzasadnienie, a zaangażowane osoby otrzymują powiadomienie e-mailem. W ten sposób proces zapobiega przypadkowemu pojawieniu się niesprawdzonego dokumentu za kodem QR.

Od planu Professional dziennik zmian można wyeksportować jako plik CSV wraz z sumami kontrolnymi. Eksport mogą Państwo przechowywać we własnym archiwum lub przedstawić podczas audytu albo w odpowiedzi na zapytanie organu nadzoru.

Jakie dane przetwarza strona skanowania?

Strona skanowania jest publiczna i można z niej korzystać bez logowania. Nie używa plików cookie śledzących. Osoba, która otwiera lub pobiera instrukcję, nie musi podawać danych osobowych.

Dane osobowe powstają na stronie skanowania tylko wtedy, gdy ktoś zamawia wersję papierową. Te dane, np. imię i nazwisko, adres e-mail i adres dostawy, ManualPass wykorzystuje wyłącznie do realizacji wysyłki: do powiadomienia producenta, monitorowania terminu i poinformowania odbiorcy.

Jak realizowana jest płatność?

Jeśli płacą Państwo kartą kredytową lub debetową, np. Mastercard lub Visa, płatność jest realizowana przez dostawcę usług płatniczych Stripe. Dane karty wprowadzają Państwo bezpośrednio w Stripe; nie są one przechowywane w ManualPass. Alternatywnie mogą Państwo wybrać zakup na fakturę i przelać kwotę w ciągu 14 dni.

Na 14-dniowy bezpłatny okres testowy nie trzeba podawać danych płatniczych. Faktury otrzymują Państwo automatycznie e-mailem, a dodatkowo są one dostępne do pobrania jako PDF w panelu klienta.

Powierzenie przetwarzania danych zgodnie z RODO

Korzystając z ManualPass, powierzają Państwo ManualPass przetwarzanie danych osobowych w Państwa imieniu, np. danych z zamówień wersji papierowej składanych przez Państwa klientów. Umowę powierzenia przetwarzania danych zawierają Państwo online w aplikacji w sekcji „Ochrona danych i umowa powierzenia” – bez papieru i bez czekania. Tam widzą Państwo również podmioty przetwarzające, którym powierzono dalsze przetwarzanie, ustalają, kiedy dane z zamówień wersji papierowej są automatycznie anonimizowane, i znajdują gotowy fragment tekstu do własnej polityki prywatności. Pełny tekst umowy ze wszystkimi załącznikami mogą Państwo przeczytać wcześniej w sekcji Umowa powierzenia przetwarzania danych.

Informacje o ochronie danych dotyczące tej strony internetowej znajdą Państwo w sekcji Ochrona danych.

Czego nie twierdzimy

ManualPass nie posiada obecnie żadnego certyfikatu w zakresie bezpieczeństwa informacji. Jeśli Państwa dział zakupów lub IT wymaga określonych dowodów, prosimy o kontakt przed rozpoczęciem. Zabezpieczenia mogą Państwo również sprawdzić samodzielnie w ramach 14-dniowego bezpłatnego okresu testowego, bez podawania danych płatniczych. Chętnie opiszemy, jak wdrożone są wymienione wyżej środki.