Dla producentów maszyn: instrukcja i deklaracja zgodności UE przez kod QR

Od 20 stycznia 2027 r. stosuje się rozporządzenie w sprawie maszyn (UE) 2023/1230. Wyraźnie pozwala ono producentom udostępniać instrukcję obsługi w formie cyfrowej – pod warunkami, które w codziennej pracy małej firmy szybko stają się stałym obowiązkiem. ManualPass przejmuje część organizacyjną, aby mogli Państwo skupić się na konstrukcji i produkcji.

Dla kogo jest ManualPass?

ManualPass jest przeznaczony dla małych i średnich producentów maszyn, którzy mają już dokumentację – napisaną samodzielnie, przygotowaną przez zewnętrzne biuro dokumentacji technicznej lub wyeksportowaną z systemu redakcyjnego. Typowe są firmy z kilkoma do kilkudziesięciu typów maszyn, bez własnego działu IT do obsługi portali dokumentów.

ManualPass sprawdzi się także u producentów maszyn nieukończonych. Maszyna nieukończona to zespół, który sam w sobie nie może realizować określonej funkcji i staje się maszyną dopiero po wbudowaniu. W jej przypadku instrukcję montażu i deklarację włączenia UE można udostępniać w formie cyfrowej (art. 11 ust. 7 i 8).

Typowa sytuacja wyjściowa

• Instrukcja leży jako PDF na dysku sieciowym, a wersja drukowana w kartonie.
• Przy zmianach krąży kilka wersji; nikt dokładnie nie wie, która trafiła do klienta.
• Kod QR na tabliczce znamionowej jest zaplanowany, ale nie wiadomo, dokąd ma prowadzić w dłuższej perspektywie.
• Kto chce wersji papierowej, pisze e-mail na ogólną skrzynkę – a nikt nie pamięta o terminie.

Wdrożenie w czterech krokach – w jeden dzień

1. Założenie konta: Rejestrują się Państwo samodzielnie, bez spotkania demonstracyjnego, testują ManualPass bezpłatnie przez 14 dni bez danych płatniczych i w razie potrzeby zapraszają współpracowników do zespołu – jako edytorów lub z dostępem tylko do odczytu.
2. Dodanie typów maszyn: Dla każdego typu ManualPass od razu nadaje stały kod QR i krótki link.
3. Przesłanie plików PDF: Instrukcja obsługi, deklaracja zgodności UE, instrukcja montażu lub informacje o bezpieczeństwie – w językach, które już Państwo mają.
4. Umieszczenie etykiet: Wydruk gotowych etykiet w rozmiarze 60, 85 lub 120 mm albo przeniesienie kodu QR w formacie SVG na tabliczkę znamionową.

Jeśli Państwa dokumenty są gotowe, przy niewielkiej liczbie typów maszyn te kroki można wykonać w ciągu jednego dnia roboczego.

Co Państwo zyskują

ManualPass nie tworzy ani nie tłumaczy instrukcji. Za treść odpowiadają Państwo jako producent. Co dokładnie potrafi oprogramowanie, pokazuje przegląd funkcji.

Kilka marek, lokalizacji i proces zatwierdzania

Większe firmy często potrzebują więcej niż jednego kodu QR na maszynę. Na takie przypadki wyższe plany oferują funkcje dodatkowe:

• Zatwierdzanie według zasady czterech oczu (od planu Business): Nowe dokumenty stają się publiczne dopiero po zatwierdzeniu przez drugą uprawnioną osobę. Odrzucenie wymaga uzasadnienia, a obie strony są informowane e-mailem. Więcej w sekcji Zespół i zatwierdzanie.
• Kilka marek i lokalizacji (od planu Business): Każda maszyna jest przypisana do marki; strona skanowania pokazuje nazwę, adres, dane kontaktowe, logo i kolor tej marki.
• Własne logo i kolor marki (od planu Professional): na stronie skanowania, etykietach i w e-mailach do klientów końcowych. Szczegóły w sekcji Branding i marki.

Odpowiednie plany

Funkcje obowiązkowe – stały kod QR, strona skanowania w 26 językach, zamówienia wersji papierowej, archiwum wersji i dziennik – są zawarte w każdym planie. Okres obowiązywania wynosi 12 miesięcy, a rozliczenie następuje rocznie z góry. Każde nowe konto mogą Państwo testować bezpłatnie przez 14 dni, bez danych płatniczych; następnie płatność odbywa się kartą kredytową lub debetową przez Stripe albo na fakturę. Wszystkie szczegóły znajdują się na stronie Cennik. Jeśli chcą Państwo uzyskać przegląd obowiązków, pomocna będzie lista kontrolna rozporządzenia w sprawie maszyn.