Konevalmistajille: käyttöohjeet ja EU-vakuutus QR-koodilla

Koneasetusta (EU) 2023/1230 sovelletaan 20. tammikuuta 2027 alkaen. Se sallii valmistajien nimenomaisesti toimittaa käyttöohjeet digitaalisesti – edellytyksin, jotka pienen yrityksen arjessa muuttuvat nopeasti jatkuvaksi tehtäväksi. ManualPass hoitaa organisatorisen osuuden, jotta voitte keskittyä suunnitteluun ja valmistukseen.

Kenelle ManualPass on tarkoitettu?

ManualPass on tarkoitettu pienille ja keskisuurille konevalmistajille, joiden dokumentaatio on jo olemassa – itse kirjoitettuna, teknisen dokumentoinnin palveluntarjoajan laatimana tai dokumentinhallintajärjestelmästä vietynä. Tyypillisiä ovat yritykset, joilla on muutamasta muutamaan kymmeneen konetyyppiä eikä omaa IT-osastoa dokumenttiportaaleja varten.

ManualPass sopii myös osittain valmiiden koneiden valmistajille. Osittain valmis kone on kokonaisuus, joka ei yksinään täytä tiettyä toimintoa ja josta tulee kone vasta, kun se liitetään toiseen koneeseen. Sen kokoonpano-ohjeet ja EU-liittämisvakuutus saa toimittaa digitaalisesti (11 artiklan 7 ja 8 kohta).

Tyypillinen lähtötilanne

• Ohjeet ovat PDF-tiedostona verkkolevyllä ja tulostettuna laatikossa.
• Muutosten myötä liikkeellä on useita versioita; kukaan ei tiedä varmasti, mikä niistä on asiakkaalla.
• Konekilpeen on suunniteltu QR-koodia, mutta on epäselvää, mihin sen pitäisi pitkällä aikavälillä osoittaa.
• Paperiversiota haluava lähettää sähköpostia yhteiseen postilaatikkoon – eikä kukaan ole tietoinen määräajasta.

Käyttöönotto neljässä vaiheessa – yhdessä päivässä

1. Tilin luominen: Rekisteröidytte itse ilman demotapaamista, kokeilette ManualPassia 14 päivää maksutta ilman maksutietoja ja kutsutte tarvittaessa kollegoita tiimiin – muokkaajiksi tai pelkillä lukuoikeuksilla.
2. Konetyyppien luominen: ManualPass antaa jokaiselle tyypille heti pysyvän QR-koodin ja lyhytlinkin.
3. PDF-tiedostojen lataaminen: Käyttöohjeet, EU-vaatimustenmukaisuusvakuutus, kokoonpano-ohjeet tai turvallisuusohjeet niillä kielillä, jotka teillä jo on.
4. Tarrojen kiinnittäminen: Tulostakaa painovalmiit tarrat kokoa 60, 85 tai 120 mm tai siirtäkää QR-koodi SVG-tiedostona konekilpeen.

Kun asiakirjanne ovat valmiina, nämä vaiheet hoituvat kohtuulliselle määrälle konetyyppejä yhden työpäivän aikana.

Mitä hyödytte

ManualPass ei laadi eikä käännä ohjeita. Valmistajana vastaatte itse sisällöstä. Ohjelmiston yksityiskohtaiset ominaisuudet esitellään toimintojen yleiskatsauksessa.

Useita brändejä, toimipaikkoja ja hyväksyntäprosessi

Suuremmat yritykset tarvitsevat usein enemmän kuin yhden QR-koodin konetta kohden. Näitä tilanteita varten ylemmissä paketeissa on lisätoimintoja:

• Hyväksyntä neljän silmän periaatteella (Business-paketista alkaen): Uudet asiakirjat julkaistaan vasta, kun toinen siihen oikeutettu henkilö on hyväksynyt ne. Hylkäys tehdään perusteluineen, ja molemmille osapuolille ilmoitetaan sähköpostitse. Lisätietoja sivulla Tiimi ja hyväksyntä.
• Useita brändejä ja toimipaikkoja (Business-paketista alkaen): Jokainen kone liitetään brändiin; skannaussivu näyttää kyseisen brändin nimen, osoitteen, yhteystiedot, logon ja värin.
• Oma logo ja brändiväri (Professional-paketista alkaen): skannaussivulla, tarroissa ja loppuasiakkaille lähetettävissä sähköposteissa. Lisätietoja sivulla Brändäys ja brändit.

Sopivat paketit

Pakolliset toiminnot – pysyvä QR-koodi, skannaussivu 26 kielellä, paperiversiopyyntö, versioarkisto ja loki – sisältyvät jokaiseen pakettiin. Sopimuskausi on 12 kuukautta, ja laskutus tapahtuu vuosittain etukäteen. Jokaista uutta tiliä voi kokeilla 14 päivää maksutta ilman maksutietoja; sen jälkeen maksetaan luotto- tai debit-kortilla Stripen kautta tai laskulla. Kaikki yksityiskohdat ovat sivulla Hinnat. Jos haluatte yleiskuvan velvoitteista, apuna on koneasetuksen tarkistuslista.