Änderungsprotokoll und Nachweis: jede Version belegbar

Eine digitale Betriebsanleitung ist schnell aktualisiert. Genau deshalb stellt sich später oft die Frage: Welche Fassung war an einem bestimmten Tag online, wer hat sie veröffentlicht und wurde eine Papier-Anfrage fristgerecht erledigt? Das Änderungsprotokoll von ManualPass beantwortet diese Fragen, ohne dass Sie eigene Listen führen müssen.

Was ist ein Änderungsprotokoll?

Ein Änderungsprotokoll ist eine fortlaufende, zeitlich geordnete Aufzeichnung aller Aktionen in einem System. In ManualPass entsteht es automatisch: Jeder Schritt rund um Maschinen, Dokumente und Team wird als Eintrag gespeichert.

Welche Aktionen werden protokolliert?

Zu jedem Eintrag speichert ManualPass drei Angaben: Zeitpunkt, Person und IP-Adresse. So lässt sich jede Veröffentlichung einer konkreten Person zuordnen. Weil alle Aktionen an einer Stelle zusammenlaufen, entfallen eigene Excel-Listen oder E-Mail-Ordner, in denen Freigaben und Versanddaten bisher verstreut dokumentiert wurden. Auch Änderungen an archivierten Maschinentypen bleiben nachvollziehbar.

Wie macht die Prüfsummen-Kette Änderungen erkennbar?

Eine SHA-256-Prüfsumme ist ein digitaler Fingerabdruck: Ändert sich auch nur ein Zeichen, ergibt sich ein völlig anderer Wert. ManualPass berechnet für jeden Protokolleintrag eine solche Prüfsumme und bezieht dabei die Prüfsumme des vorherigen Eintrags mit ein. So entsteht eine Kette.

Wird ein früherer Eintrag nachträglich verändert, stimmen die nachfolgenden Prüfsummen nicht mehr. Nachträgliche Änderungen werden dadurch erkennbar. Die App prüft die Kette und zeigt das Ergebnis an, etwa:

• „Protokoll unverändert (n Einträge geprüft)“

Prüfsumme für jede Dokumentversion

Unabhängig vom Protokoll erhält jede hochgeladene Datei eine eigene SHA-256-Prüfsumme. Sie steht in der App und öffentlich auf der Scan-Seite neben der Versionsangabe. Wer eine Anleitung heruntergeladen hat, kann später nachprüfen, ob seine Datei mit der veröffentlichten Version übereinstimmt.

Frühere Versionen bleiben unverändert archiviert und abrufbar. Wie das Versionsarchiv funktioniert, beschreibt die Seite Archivierung.

Papier-Anfragen lückenlos nachweisen

Fordert ein Nutzer über die Scan-Seite eine Papierfassung an, hält ManualPass den Vorgang fest:

• Eingangsdatum der Anfrage,
• Frist, automatisch berechnet,
• Versanddatum, sobald Sie die Anfrage als versendet markieren,
• Bearbeiter, der den Versand bestätigt hat.

Damit können Sie belegen, dass eine Anfrage innerhalb der Frist bearbeitet wurde. Den Ablauf im Detail zeigt die Seite Papier-Anfrage.

Wofür brauchen Sie den Nachweis?

• Marktüberwachung: Fragt eine Behörde, welche Anleitung zu einem bestimmten Zeitpunkt bereitstand oder wie eine Papier-Anfrage bearbeitet wurde, liegen Datum, Version und Prüfsumme vor.
• Kunden: Bei Reklamationen oder Unfallklärungen lässt sich zeigen, welche Fassung der Kunde abrufen konnte.
• Intern: Qualitätsmanagement und Dokumentation sehen, wer wann was veröffentlicht oder freigegeben hat.

Beispiel: Anfrage der Marktüberwachung

Eine Behörde möchte wissen, welche Betriebsanleitung zu einem Maschinentyp im März bereitstand. So beantworten Sie die Anfrage mit ManualPass:

1. Version ermitteln: Im Versionsarchiv des Maschinentyps sehen Sie, welche Fassung zu diesem Zeitpunkt veröffentlicht war.
2. Veröffentlichung belegen: Das Protokoll zeigt Zeitpunkt und Person der Veröffentlichung sowie gegebenenfalls die Freigabe.
3. Datei zuordnen: Die SHA-256-Prüfsumme belegt, dass die vorgelegte Datei genau dieser Version entspricht.
4. Unterlagen übergeben: Sie stellen die archivierte Datei und, ab Professional, einen CSV-Auszug des Protokolls bereit.

Was das Protokoll nicht leistet

Das Protokoll dokumentiert Abläufe, es prüft keine Inhalte. Ob eine Anleitung vollständig und richtig ist, bleibt in Ihrer Verantwortung als Hersteller. Auch den Druck und Versand von Papierfassungen übernimmt ManualPass nicht; das Protokoll hält nur fest, wann Sie den Versand bestätigt haben.

CSV-Export ab Professional

Ab dem Tarif Professional exportieren Sie das Protokoll als CSV-Datei einschließlich der Prüfsummen. Die Datei lässt sich in jeder Tabellenkalkulation öffnen, im eigenen Archiv ablegen oder einer Anfrage beifügen.

Das Protokoll selbst ist in jedem Tarif enthalten. ManualPass ersetzt keine rechtliche Bewertung im Einzelfall, liefert Ihnen aber die Daten, auf die sich eine solche Bewertung stützen kann.