ManualPass Service: die Maschinenakte am QR-Code

Der Service beim Kunden ist für viele Maschinenbauer ein Umsatzträger – dokumentiert wird er trotzdem oft auf Papier, in Word oder in E-Mails. Der Techniker weiß vor Ort nicht, was beim letzten Einsatz getauscht wurde, Berichte werden abgetippt, Wartungsfristen vergessen. ManualPass Service bündelt das alles dort, wo die Maschine steht: am QR-Code.

So läuft ein Einsatz ab

Scannen: Der Techniker scannt den QR-Code am Typenschild und tippt auf „Service-Login“. Er bleibt auf dem Handy angemeldet.
Akte lesen: Er sieht alle bisherigen Einsätze, offene Mängel, verbaute Ersatzteile und die nächste fällige Wartung dieser Seriennummer.
Bericht schreiben: Checkliste abhaken, Messwerte und Ersatzteile eintragen, Mängel erfassen oder als behoben markieren, Fotos aufnehmen.
Unterschreiben lassen: Der Kunde unterschreibt mit dem Finger. Das PDF wird archiviert und geht automatisch an Sie, den Betreiber und auf Wunsch an eine Adresse vor Ort.

Keine App, keine Installation, kein Einführungsprojekt: Sie laden Techniker ein, legen eine Checkliste an – und der erste Bericht kann am selben Tag entstehen.

Maschinenakte je Seriennummer

Jede Seriennummer mit eigenem QR-Code bekommt eine lückenlose Historie:

Einsätze: Wartung, Reparatur, Inbetriebnahme oder Prüfung – mit Datum, Techniker und Bericht als PDF.
Mängel: offen oder behoben, mit dem Bericht, in dem sie festgestellt und beseitigt wurden.
Ersatzteile: was wann mit welcher Teilenummer verbaut wurde.
Stammdaten: Betreiber, Standort in der Halle, Wartungsintervall.

Wechselt ein Techniker, bleibt das Wissen bei der Maschine – nicht in seinem Kopf oder Postfach. Mehr zur Maschinenakte

Servicebericht auf dem Handy

Der Bericht ist für große Finger und schlechtes Licht gebaut: große Schaltflächen, eine Checkliste pro Maschinentyp mit „in Ordnung“, „nicht in Ordnung“ oder „entfällt“, Zeilen für Messwerte und Ersatzteile, bis zu acht Fotos, die schon im Browser verkleinert werden – damit der Upload auch im Mobilfunknetz klappt. Mehr zum Servicebericht

Bestandteil	Inhalt
Kopf	Hersteller, Maschine, Seriennummer, Betreiber, Standort, Art, Datum, Techniker
Checkliste	Prüfpunkte je Maschinentyp, Ergebnis je Punkt
Arbeiten	Freitext, Messwerte mit Einheit, Ersatzteile mit Teilenummer und Menge
Mängel	neu festgestellt und behoben
Fotos	bis zu 8, im PDF eingebettet
Abnahme	Name und Unterschrift des Kunden, Prüflink zur Echtheit

Praxis-Tipp

Legen Sie zuerst eine Standard-Checkliste für alle Maschinen an und verfeinern Sie sie später je Maschinentyp. Das Intervall in der Checkliste setzt nach jedem Wartungsbericht automatisch die nächste Fälligkeit.

Wartungsfristen mit Erinnerung

Nach jedem Wartungsbericht berechnet ManualPass die nächste Fälligkeit aus dem Intervall. 30 Tage vorher erinnern wir Sie und den Betreiber per E-Mail. In der Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Maschinen fällig oder überfällig sind und wo Mängel offen sind – die Grundlage für den nächsten Serviceauftrag. Mehr zu Wartungsfristen

Betreiber-Zugang: kostenlos für Ihre Kunden

Sie laden Ansprechpartner Ihrer Kunden ein. Beim Scan sehen sie die Akte ihrer eigenen Maschinen: letzte und nächste Wartung, Berichte als PDF. Mit „Service anfragen“ schicken sie Ihnen eine Anfrage per E-Mail – mit Maschine, Seriennummer und Standort. Jeder Betreiber sieht nur seine eigenen Maschinen, nie Daten anderer Kunden. Mehr zum Betreiber-Zugang

Häufiger Irrtum

„Der Betreiber soll dafür zahlen.“ Der Betreiber-Zugang ist bewusst kostenlos: Jeder Kunde, der Fristen und Berichte sieht und Einsätze anfragt, bringt Ihnen Folgeaufträge.

Ersatzteilanfrage am QR-Code

Der Betreiber wählt Teile aus der Liste seiner Maschine – oder aus den Teilen, die laut Serviceberichten bei seiner Seriennummer verbaut wurden – und schickt die Anfrage mit Mengen und Bestellzeichen ab. Bei Ihnen kommt eine E-Mail mit Maschine, Seriennummer und Standort an, Sie antworten mit Angebot und Lieferzeit. Kein Shop, keine Preise im System, nur für angemeldete Kunden. Ihre Teileliste laden Sie als CSV aus dem ERP hoch. Mehr zur Ersatzteilanfrage

Rollen und Rechte

Rolle	Wer	Darf
Inhaber / Bearbeiter	Serviceleitung beim Hersteller	Techniker und Betreiber einladen, Checklisten und Intervalle pflegen, alle Akten und Berichte sehen
Servicetechniker	eigene Techniker	Akten lesen, Berichte erstellen, Mängel und Teile erfassen – sieht nur den Service-Bereich
Betreiber	Ihr Kunde	eigene Maschinen, Berichte und Fristen sehen, Service und Ersatzteile anfragen

Techniker und Betreiber zählen nicht zum Nutzerlimit Ihres Pakets.

Getrennt von den Pflichtunterlagen

Die öffentliche Scan-Seite mit Betriebsanleitung und Konformitätserklärung bleibt unverändert und ohne Anmeldung erreichbar. Die Maschinenakte liegt dahinter, im Service-Bereich. Berichte werden nie gelöscht, nur storniert – mit Name, Zeitpunkt und Grund im Protokoll. Die Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur als Nachweis der Abnahme.

Preise

ManualPass Service wird nach betreuten Maschinen abgerechnet, nicht pro Techniker. So können Sie beliebig viele eigene Techniker einbinden und jedem Kunden einen Zugang geben.

Stufe	Betreute Maschinen	Preis
Service S	bis 100	149 € / Monat
Service M	bis 500	299 € / Monat
Service L	bis 2.000	549 € / Monat
Service Enterprise	mehr, Schnittstellen	auf Anfrage

Alle Preise netto zzgl. USt., jährliche Abrechnung zusammen mit Ihrem Paket. Maschinentypen, die Sie nur warten (ohne veröffentlichte Dokumente), zählen nicht zu den Maschinentypen Ihres Pakets.

Häufige Fragen

Brauche ich ein ManualPass-Paket, um ManualPass Service zu nutzen?

Ja. ManualPass Service ist ein Zusatzmodul zu Starter, Professional, Business oder Enterprise. Sie buchen es im Kundenbereich unter „Konto & Pakete“; es läuft auf dem gleichen Vertragsjahr wie Ihr Paket und wird jährlich mit abgerechnet. In der 14-tägigen Testphase ist es kostenlos.

Brauchen meine Techniker eine App?

Nein. ManualPass Service läuft im Browser des Handys. Der Techniker scannt den QR-Code an der Maschine, meldet sich einmal an und bleibt angemeldet. Fotos macht er mit der Kamera des Handys, die Unterschrift leistet der Kunde mit dem Finger auf dem Bildschirm.

Was sieht der Betreiber der Maschine?

Nur seine eigenen Maschinen: letzte und nächste Wartung, die Serviceberichte als PDF und eine Schaltfläche, um einen Einsatz anzufragen. Interne Notizen und offene Mängel aus Ihrer Sicht bleiben im Herstellerbereich. Der Zugang ist für den Betreiber kostenlos.

Verändert der Service etwas an der Betriebsanleitung?

Nein. Pflichtunterlagen nach Art. 10 Abs. 7 VO (EU) 2023/1230 und Servicedaten sind technisch getrennt. Die öffentliche Scan-Seite bleibt ohne Anmeldung erreichbar, die Maschinenakte liegt hinter dem Service-Login.

Können Berichte nachträglich geändert werden?

Nein. Jeder Bericht wird beim Abschließen als PDF mit SHA-256-Prüfsumme archiviert. Ein fehlerhafter Bericht lässt sich nur stornieren – mit Begründung, Name und Zeitpunkt im Protokoll. Er bleibt mit Vermerk in der Akte sichtbar.

Können Kunden über ManualPass Service Ersatzteile anfragen?

Ja. Sie hinterlegen je Maschinentyp eine Teileliste, angemeldete Betreiber wählen daraus Teile und Mengen und schicken die Anfrage mit Seriennummer und Standort an Sie. Preise und Bestellabwicklung bleiben in Ihrem ERP. Die Ersatzteilanfrage ist ohne Aufpreis enthalten.

Ist das ein digitaler Produktpass?

Nein. Für Maschinen gibt es noch keine Pflicht zum digitalen Produktpass. ManualPass Service dokumentiert den Lebenslauf jeder Seriennummer und ist damit eine gute Grundlage, falls ein Produktpass später gefordert wird.

Ersetzt ManualPass Service unser Field-Service-System?

Nein, und das ist Absicht. Einsatzplanung, Lager, Zeiterfassung und Rechnungsstellung gehören in Ihr ERP oder ein Field-Service-System. ManualPass Service ersetzt Papier und Word-Vorlagen dort, wo heute dokumentiert wird – schlank, ohne Einführungsprojekt.