Checkliste: Dokumentation nach Maschinenverordnung bis 20.01.2027

Die Maschinenverordnung 2023/1230 gilt ab dem 20. Januar 2027. Ab diesem Tag muss jedes neu in Verkehr gebrachte Exemplar mit Dokumenten nach dem neuen Recht ausgeliefert werden. Diese Checkliste ist als Arbeitsblatt gedacht: Drucken Sie die Seite aus und haken Sie die Punkte pro Maschinentyp ab.

Inverkehrbringen ist die erstmalige Bereitstellung eines einzelnen Produkts auf dem EU-Markt. Die Checkliste deckt die Dokumentation ab, nicht die technischen Sicherheitsanforderungen an die Maschine selbst. Fundstellen ohne Zusatz beziehen sich auf die VO (EU) 2023/1230.

Was muss bis wann erledigt sein?

Die Checkliste: 15 Punkte in 5 Gruppen

A. Zuständigkeit und Planung

☐ 1. Rolle klären. Sind Sie Hersteller, Einführer oder Händler? Wer ein Produkt unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder wesentlich verändert, übernimmt die Herstellerpflichten. Fundstelle: Art. 10, 13, 15, 17, 18.

☐ 2. Maschinentypen und Stichtag erfassen. Listen Sie alle Maschinentypen auf, die ab dem 20.01.2027 noch ausgeliefert werden – inklusive Lagerware. Legen Sie fest, ab welchem Exemplar die neuen Dokumente gelten. Fundstelle: Art. 52, Art. 54.

☐ 3. Konformitätsbewertungsverfahren bestimmen. Prüfen Sie, ob ein Maschinentyp unter Anhang I Teil A (6 Kategorien, notifizierte Stelle zwingend) oder Teil B (19 Kategorien) fällt. Für alle übrigen Maschinen gilt die interne Fertigungskontrolle (Modul A). Fundstelle: Art. 25, Anhang I.

B. Technische Unterlagen und Erklärungen

☐ 4. Technische Unterlagen aktualisieren und 10 Jahre aufbewahren. Die Unterlagen müssen mindestens zehn Jahre für die Marktüberwachungsbehörden bereitstehen. Neu: Quellcode oder Programmierlogik auf begründeten Antrag. Fundstelle: Art. 10 Abs. 3.

☐ 5. EU-Konformitätserklärung nach neuem Muster erstellen. Die EU-KE folgt Anhang V Teil A, wird laufend aktualisiert und in die Sprache des Mitgliedstaats übersetzt. Bei mehreren EU-Rechtsakten genügt eine einzige Erklärung. Fundstelle: Art. 21 Abs. 2 und 3.

☐ 6. EU-KE beilegen oder verlinken. Entscheiden Sie: Papier beilegen oder in der Betriebsanleitung Internetadresse bzw. maschinenlesbaren Code angeben. Eine digitale EU-KE muss mindestens zehn Jahre online bleiben. Fundstelle: Art. 10 Abs. 8.

☐ 7. Unvollständige Maschinen gesondert behandeln. Montageanleitung nach Anhang XI und EU-Einbauerklärung nach Anhang V Teil B bereitstellen. Beide sind auch digital möglich, mit mindestens 10 Jahren Online-Verfügbarkeit. Fundstelle: Art. 11 Abs. 3, 7 und 8.

C. Betriebsanleitung

☐ 8. Inhalt prüfen. Die Anleitung muss das Produktmodell klar beschreiben und die Mindestinhalte enthalten, etwa Herstellerangaben, Maschinenbezeichnung und Restrisiken. Fundstelle: Art. 10 Abs. 7, Anhang III Teil B Nr. 1.7.4.2.

☐ 9. Sprache festlegen. Für Deutschland sind Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und EU-KE „in deutscher Sprache abzufassen“. Für jedes weitere Zielland gilt die dort festgelegte Sprache. Ausnahme: Wartungsanleitungen für Fachpersonal des Herstellers. Fundstelle: Art. 10 Abs. 7; § 2 MaschinenDG; Anhang III Nr. 1.7.4.

☐ 10. Zugangshinweis anbringen (nur bei digitaler Form). Auf der Maschine angeben, wie auf die digitale Anleitung zugegriffen werden kann – etwa per QR-Code und Kurzlink. Nur wenn das nicht möglich ist: auf Verpackung oder Begleitdokument. Fundstelle: Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. a.

☐ 11. Format prüfen (nur bei digitaler Form). Nutzer müssen die Anleitung ausdrucken, herunterladen und auf einem eigenen Gerät speichern können – auch für den Fall eines Maschinenausfalls. Das gilt auch für in die Software eingebettete Anleitungen. Fundstelle: Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. b.

☐ 12. Online-Verfügbarkeit absichern (nur bei digitaler Form). Die Anleitung muss während der voraussichtlichen Lebensdauer und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online bleiben. Klären Sie, was bei Website-Relaunch oder Anbieterwechsel mit den Links passiert. Fundstelle: Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. c.

D. Papier und Verbraucher

☐ 13. Prozess für Papier auf Verlangen einrichten. Verlangt ein Nutzer zum Zeitpunkt des Kaufs eine Papierversion, liefern Sie sie innerhalb eines Monats kostenlos. Legen Sie fest, wer Anfragen annimmt, die Frist überwacht und den Versand dokumentiert. Fundstelle: Art. 10 Abs. 7 UAbs. 3.

☐ 14. Verbraucherprodukte kennzeichnen. Ist ein Produkt für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt oder vernünftigerweise vorhersehbar von ihnen verwendet, legen Sie die wesentlichen Sicherheitsinformationen in Papierform bei. Fundstelle: Art. 10 Abs. 7 UAbs. 4; § 2 MaschinenDG.

E. Kennzeichnung und Nachweis

☐ 15. Kontaktdaten und Freigaben dokumentieren. Auf der Maschine stehen Name bzw. Marke, Postanschrift und eine digitale Kontaktmöglichkeit. Halten Sie zudem fest, welche Dokumentversion für welche Exemplare gilt und wer sie freigegeben hat. Fundstelle: Art. 10 Abs. 6; Nachweis-Empfehlung ohne eigene Fundstelle.

Welche Dokumente gehören zu welchem Maschinentyp?

Wie dokumentiere ich Freigaben nachvollziehbar?

Die Verordnung schreibt kein bestimmtes Freigabeverfahren vor. Bei einer Anfrage der Marktüberwachung oder in einem Haftungsfall müssen Sie aber zeigen können, welche Fassung einem Exemplar beilag. Bewährt hat sich ein einfaches Schema:

• Jede Dokumentversion erhält Versionsnummer, Datum und verantwortliche Person.
• Alte Versionen werden nicht überschrieben, sondern archiviert.
• Pro Maschinentyp ist festgehalten, ab welcher Seriennummer oder welchem Lieferdatum eine Version gilt.
• Erfüllte Papieranfragen werden mit Eingangs- und Versanddatum protokolliert.

Was gilt für Verbrauchermaschinen?

Für Produkte, die von nichtprofessionellen Nutzern verwendet werden können, reicht eine rein digitale Bereitstellung nicht. Die wesentlichen Sicherheitsinformationen für die sichere Inbetriebnahme und Verwendung müssen auf Papier beiliegen. Welche Inhalte das konkret sind, ist nicht abschließend geklärt. Mehr dazu im Ratgeber Sicherheitsinformationen für Verbraucher auf Papier.

Ein Hinweis zur Entwicklung: Mit dem Vorschlag „Omnibus IV“ könnten Art. 10 Abs. 7 und 8 künftig erneut geändert werden. Das ist eine mögliche künftige Änderung, Stand Oktober 2026 nicht im Amtsblatt veröffentlicht. Diese Checkliste folgt dem geltenden Text.

Welche Bußgelder drohen in Deutschland?

Das MaschinenDG sieht für Dokumentationsverstöße Geldbußen bis zu 10.000 € vor (§ 9 Abs. 2). Darunter fallen etwa nicht 10 Jahre aufbewahrte Unterlagen (§ 9 Abs. 1 Nr. 1), eine nicht auf Deutsch beigefügte Betriebsanleitung (Nr. 4), nicht bereitgestellte Sicherheitsinformationen (Nr. 5) und eine nicht auf Deutsch beiliegende EU-KE (Nr. 6). Der höhere Rahmen gilt nur für die in § 9 Abs. 1 Nr. 7, 16 und 17 genannten Fälle, etwa unterlassene Korrekturmaßnahmen.

So setzen Sie das mit ManualPass um

ManualPass unterstützt Sie bei den Punkten 6 und 10 bis 13 sowie beim Nachweis aus Punkt 15, soweit es um die Bereitstellung geht; Anbringen der Etiketten sowie Druck und Versand bleiben Ihre Aufgabe. Sie laden Ihre fertigen PDFs hoch und erhalten pro Maschinentyp einen festen QR-Code mit druckfertigem Etikett. Die Scan-Seite erlaubt Öffnen, Herunterladen und Drucken; jede Version bleibt mit SHA-256-Prüfsumme archiviert. Papieranfragen laufen über ein Formular mit automatischer Fristberechnung und Erinnerung, Druck und Versand übernehmen Sie selbst. Details unter Papier-Anfrage und Preise.

Die Inhalte der Anleitung erstellt oder übersetzt ManualPass nicht – die Punkte 1 bis 5, 8 und 9 bleiben Ihre Aufgabe. Was sich gegenüber der Richtlinie geändert hat, zeigt der Vergleich Maschinenrichtlinie vs. Maschinenverordnung.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 04.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 im Amtsblatt der EU sowie der nationalen Durchführungsvorschriften.