Von der Maschinenrichtlinie zur Maschinenverordnung – was ändert sich bei der Dokumentation?

Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG wird am 20. Januar 2027 durch die Maschinenverordnung 2023/1230 abgelöst. Viele Übersichten behandeln Sicherheitsanforderungen, KI und Konformitätsbewertung. Dieser Artikel konzentriert sich auf einen Punkt, der jeden Hersteller, Importeur und Händler betrifft: die Dokumentation. Was ändert sich bei Betriebsanleitung, Konformitätserklärung und Archivierung – und was bleibt, wie es ist?

Richtlinie oder Verordnung – was ist der rechtliche Unterschied?

Eine EU-Richtlinie ist ein Rechtsakt, der erst durch nationale Gesetze in den Mitgliedstaaten wirksam wird. In Deutschland geschah das für die Maschinenrichtlinie durch die 9. ProdSV (Maschinenverordnung). Eine EU-Verordnung gilt dagegen unmittelbar in allen Mitgliedstaaten, ohne Umsetzungsgesetz.

Für Sie heißt das: Ab 2027 lesen Sie die Pflichten direkt im EU-Text. Nationale Gesetze regeln nur noch Begleitfragen wie Sprache und Bußgelder. In Deutschland ist das das Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz (MaschinenDG). Die 9. ProdSV tritt laut Gesetzentwurf „mit Ablauf des 19. Januar 2027 außer Kraft“ (BT-Drs. 21/1507, Art. 2).

Die Unterschiede bei der Dokumentation im Überblick

Die folgende Tabelle vergleicht die dokumentationsrelevanten Regelungen. Die Fundstellen beziehen sich, wenn nicht anders angegeben, auf die VO (EU) 2023/1230.

Was galt für die digitale Betriebsanleitung unter der Richtlinie?

Der Text der Richtlinie 2006/42/EG kannte in Anhang I Nr. 1.7.4 keine digitale Form. Mit der Ausgabe 2.3 des Leitfadens zur Maschinenrichtlinie (April 2024) hat die Kommission die §§ 255 und 261 geändert. Seitdem werden digitale Betriebsanleitung und digitale EG-Konformitätserklärung unter Bedingungen akzeptiert, die denen der Verordnung entsprechen: Zugangshinweis, druck- und speicherbares Format, 10 Jahre Verfügbarkeit, Papier binnen eines Monats kostenlos, Sicherheitsinformationen in Papier für Verbraucher.

Der Unterschied liegt in der Verbindlichkeit. Ein Leitfaden ist eine Auslegungshilfe, kein Gesetz. Die Verordnung schreibt die Regeln in den verfügenden Teil, nämlich Art. 10 Abs. 7. Anhang III Teil B Nr. 1.7.4 verweist ausdrücklich darauf: „Zusätzlich zu den in Artikel 10 Absatz 7 aufgeführten Verpflichtungen wird die Betriebsanleitung wie untenstehend dargelegt erstellt.“

„Die Hersteller gewährleisten, dass der Maschine oder dem dazugehörigen Produkt die Betriebsanleitung und die Informationen nach Anhang III beigefügt sind. Die Betriebsanleitung kann in digitaler Form bereitgestellt werden.“

Originalbetriebsanleitung und Sprache

Die Richtlinie unterschied zwischen „Originalbetriebsanleitung“ und „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“. Nach unserer Prüfung taucht dieser Begriff in Nr. 1.7.4 der Verordnung nicht mehr auf. Diese Aussage sollten Sie vor einer Umstellung Ihrer Kennzeichnung am EUR-Lex-Text verifizieren.

Maßgeblich ist nun die Sprache, die der jeweilige Mitgliedstaat festlegt. Deutschland verlangt Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und EU-Konformitätserklärung „in deutscher Sprache“ (§ 2 MaschinenDG). Mehr dazu im Ratgeber Sprache der Betriebsanleitung.

Neue Pflichten für Wirtschaftsakteure

Wirtschaftsakteure sind alle, die Maschinen herstellen, einführen oder vertreiben. Die Verordnung beschreibt ihre Pflichten detaillierter als die Richtlinie.

• Einführer (Importeure) prüfen technische Unterlagen, CE-Kennzeichnung und beigefügte Unterlagen, geben eigene Kontaktdaten inklusive digitaler Kontaktmöglichkeit an und halten die EU-KE 10 Jahre bereit (Art. 13).
• Händler prüfen vor der Bereitstellung CE-Kennzeichnung, EU-KE und ob Betriebsanleitung und Informationen nach Art. 10 Abs. 7 „in einer für die Nutzer leicht verständlichen Sprache“ beiliegen (Art. 15 Abs. 2).
• Einführer oder Händler als Hersteller: Wer ein Produkt unter eigenem Namen in Verkehr bringt oder es konformitätsrelevant verändert, gilt als Hersteller (Art. 17).
• Wesentliche Veränderung: Eine wesentliche Veränderung ist eine vom Hersteller nicht vorgesehene physische oder digitale Veränderung, die neue Schutzmaßnahmen erforderlich macht (Art. 3 Nr. 16). Wer sie vornimmt, gilt als Hersteller (Art. 18) – ausgenommen nichtprofessionelle Nutzer für den Eigengebrauch.

Für Importeure lohnt der Blick in den Ratgeber Pflichten von Importeuren und Händlern.

Was gilt für Maschinen, die vor 2027 in Verkehr gebracht wurden?

Inverkehrbringen ist die erstmalige Bereitstellung eines Produkts auf dem EU-Markt. Entscheidend ist dabei das einzelne Exemplar, nicht das Modell.

„[…] die entsprechend der Richtlinie 2006/42/EG vor dem 20. Januar 2027 in Verkehr gebracht wurden.“

Die Mitgliedstaaten dürfen die Bereitstellung solcher Produkte nicht behindern. Daraus folgt nach unserer Auslegung:

• Ein Exemplar, das bis einschließlich 19.01.2027 nach der Richtlinie in Verkehr gebracht wurde, darf weiter gehandelt werden – mit der bisherigen Dokumentation.
• Ein Exemplar, das ab dem 20.01.2027 erstmals in Verkehr gebracht wird, muss der Verordnung entsprechen. Das gilt auch, wenn das Modell seit Jahren unverändert gebaut wird.
• Eine Abverkaufsfrist für Lagerware, die noch nicht in Verkehr gebracht wurde, gibt es nicht.
• EG-Baumusterprüfbescheinigungen nach Art. 12 der Richtlinie „bleiben bis zu ihrem Ablauf gültig“ (Art. 52).

Brauche ich eine neue Konformitätserklärung?

Ja, für alle Exemplare ab dem 20.01.2027. Die EU-Konformitätserklärung richtet sich nach Art. 21 und dem Muster in Anhang V Teil A. Sie ist laufend zu aktualisieren und in die vom Mitgliedstaat vorgeschriebene Sprache zu übersetzen (Art. 21 Abs. 2). Fallen Ihre Maschinen unter mehrere EU-Rechtsakte, stellen Sie nur eine Erklärung aus (Art. 21 Abs. 3).

Neu ist die Wahl zwischen Beilegen und Verlinken. Statt die EU-KE beizulegen, können Sie in der Betriebsanleitung die Internetadresse oder einen maschinenlesbaren Code angeben (Art. 10 Abs. 8). Die digitale Erklärung muss dann für die erwartete Lebensdauer, mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen oder der Inbetriebnahme, online bleiben (Art. 10 Abs. 8 UAbs. 2). Details im Ratgeber EU-Konformitätserklärung digital bereitstellen.

Was bleibt gleich?

Bei aller Neuordnung ändert sich das Grundprinzip der Dokumentation nicht:

• Jeder Maschine liegt eine Betriebsanleitung bei – auf Papier oder, unter Bedingungen, digital.
• Der Hersteller erstellt technische Unterlagen und stellt eine Konformitätserklärung aus.
• Die CE-Kennzeichnung bleibt das sichtbare Konformitätszeichen.
• Die Anleitung muss das Produktmodell klar beschreiben und Restrisiken benennen (Anhang III Teil B Nr. 1.7.4.2).
• Die Anleitung muss in einer für die Nutzer leicht verständlichen Sprache vorliegen.
• Für die meisten Maschinen bleibt die interne Fertigungskontrolle (Modul A) das Verfahren der Konformitätsbewertung (Art. 25). Eine notifizierte Stelle ist zwingend nur für die sechs Kategorien in Anhang I Teil A.

Ausblick: mögliche weitere Änderung durch Omnibus IV

Der Kommissionsvorschlag „Omnibus IV“ (Digitalisierung, 2025/0134(COD)) würde Art. 10 Abs. 7 und 8 erneut ändern, etwa mit einem Grundsatz „digital by default“. Rat und Parlament haben sich am 09.06.2026 vorläufig geeinigt. Es handelt sich um eine mögliche künftige Änderung, die Stand Oktober 2026 nicht im Amtsblatt veröffentlicht ist. Planen Sie daher auf Basis des geltenden Textes.

Ebenfalls offen ist der Leitfaden der Kommission zur Maschinenverordnung. Er ist noch nicht veröffentlicht und für Q4 2026, spätestens zum 20.01.2027, angekündigt.

So setzen Sie das mit ManualPass um

ManualPass stellt Ihre vorhandenen PDF-Dokumente bereit: Betriebsanleitung, EU-Konformitätserklärung, Montageanleitung. Pro Maschinentyp erhalten Sie einen festen QR-Code, der sich nie ändert. Neue Versionen – etwa die EU-KE nach Verordnung ab 2027 – erscheinen automatisch, während jede ältere Version unverändert archiviert und abrufbar bleibt. Wie das funktioniert, zeigt die Seite Archivierung und Versionierung. Die Tarife finden Sie unter Preise.

Eine vollständige Aufgabenliste bis zum Stichtag finden Sie in unserer Checkliste zur Maschinenverordnung.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 04.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 im Amtsblatt der EU sowie der nationalen Durchführungsvorschriften.