Pflichten von Importeuren und Händlern nach der Maschinenverordnung

Wer Maschinen aus Drittländern in die EU holt, trägt ab dem 20. Januar 2027 klar definierte Pflichten nach der Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Behörden und Kammern beschreiben diese Pflichten meist in wenigen Sätzen. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie als Importeur oder Händler konkret vorgehen – mit Prüfschritten, einer Checkliste und dem typischen Fall „Hersteller in China liefert nur eine englische Anleitung“.

Importeur, Händler oder Hersteller – welche Rolle haben Sie?

Ihre Pflichten hängen davon ab, welche Rolle Sie in der Lieferkette einnehmen. Die Maschinenverordnung nennt diese Rollen zusammen „Wirtschaftsakteure“.

• Einführer (Importeur) ist, wer eine Maschine aus einem Drittland erstmals auf dem EU-Markt in Verkehr bringt. Seine Pflichten stehen in Art. 13, für unvollständige Maschinen in Art. 14.
• Händler ist, wer eine Maschine in der Lieferkette bereitstellt, ohne Hersteller oder Einführer zu sein. Seine Pflichten stehen in Art. 15, für unvollständige Maschinen in Art. 16.
• Hersteller ist, wer die Maschine herstellt oder entwickeln lässt und unter eigenem Namen vermarktet. Er trägt die umfassenden Pflichten aus Art. 10 und 11.

Inverkehrbringen ist die erstmalige Bereitstellung eines Produkts auf dem Unionsmarkt. Maßgeblich ist dabei nach verbreiteter Auslegung das einzelne Exemplar, nicht das Modell. Eine Maschine, die ab dem 20. Januar 2027 erstmals in Verkehr gebracht wird, muss also der Verordnung entsprechen – auch wenn der Typ schon seit Jahren gebaut wird.

Wann werden Importeure und Händler selbst zum Hersteller?

Die wichtigste Weichenstellung steht in Art. 17. Wer sie übersieht, erfüllt die falschen Pflichten.

Typische Fälle aus der Praxis:

• Eigenmarke (Private Label): Sie lassen eine Maschine in Fernost fertigen und verkaufen sie unter Ihrem Firmennamen. Dann sind Sie Hersteller – mit Konformitätsbewertung, technischen Unterlagen, EU-Konformitätserklärung und Betriebsanleitung in eigener Verantwortung.
• Umbau vor dem Verkauf: Sie ändern Steuerung, Schutzeinrichtungen oder Software so, dass die Konformität betroffen sein kann. Auch dann gelten Sie als Hersteller.
• Wesentliche Veränderung: Unabhängig von der Rolle gilt nach Art. 18 jede Person als Hersteller, die eine Maschine wesentlich verändert. Das umfasst ausdrücklich auch digitale Veränderungen.

Welche Pflichten haben Importeure nach Art. 13?

Für Einführer sind vor allem vier Pflichten aus Art. 13 relevant:

Die EU-Konformitätserklärung ist das Dokument, mit dem der Hersteller erklärt, dass die Maschine die Anforderungen der Verordnung erfüllt. Sie darf beiliegen oder über eine Internetadresse bzw. einen maschinenlesbaren Code in der Betriebsanleitung zugänglich sein (Art. 10 Abs. 8). Details dazu finden Sie im Ratgeber EU-Konformitätserklärung digital.

Was muss vor dem Inverkehrbringen geprüft werden? Die Checkliste

Die folgende Checkliste übersetzt Art. 13 in konkrete Prüfschritte. Arbeiten Sie sie für jeden Maschinentyp ab und dokumentieren Sie das Ergebnis mit Datum und Namen.

Rolle und Grundlagen

• Rolle geklärt: Einführer, Händler oder Hersteller nach Art. 17 (Eigenmarke, Veränderung)?
• Hersteller mit Name, Postanschrift und digitaler Kontaktmöglichkeit auf der Maschine angegeben (Art. 10 Abs. 6)?
• Eigene Importeurs-Kontaktdaten inklusive Website oder E-Mail ergänzt (Art. 13 Abs. 3)?

Konformität

• CE-Kennzeichnung auf der Maschine angebracht?
• Hersteller hat bestätigt, dass die technischen Unterlagen erstellt wurden und auf Anfrage der Behörde vorgelegt werden können?
• EU-Konformitätserklärung liegt vor, nennt das richtige Modell und die Verordnung (EU) 2023/1230?
• EU-Konformitätserklärung in der Sprache des Ziellands vorhanden, in Deutschland auf Deutsch (§ 2 MaschinenDG)?

Betriebsanleitung

• Betriebsanleitung beschreibt das Produktmodell klar?
• Anleitung in der vom Zielland festgelegten Sprache, in Deutschland auf Deutsch?
• Bei digitaler Anleitung: Zugangshinweis auf der Maschine, nur ersatzweise auf Verpackung oder Begleitdokument (Art. 10 Abs. 7 UAbs. 2 lit. a)?
• PDF lässt sich ausdrucken, herunterladen und speichern (lit. b)?
• Online-Verfügbarkeit für die Lebensdauer, mindestens zehn Jahre, ist organisiert (lit. c)?
• Prozess für Papierexemplare auf Verlangen innerhalb eines Monats festgelegt?
• Bei Verbraucherprodukten: wesentliche Sicherheitsinformationen liegen in Papierform bei?

Nachweis

• EU-Konformitätserklärung und Prüfprotokoll für zehn Jahre abgelegt (Art. 13 Abs. 8)?

Fall: Hersteller in China liefert nur eine englische Anleitung

Das ist der häufigste Praxisfall. Ein Hersteller aus einem Drittland liefert eine englische Betriebsanleitung, vielleicht als PDF per E-Mail oder als Link auf seine Website.

Für den deutschen Markt reicht das nicht. Nach § 2 MaschinenDG sind Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und EU-Konformitätserklärung „in deutscher Sprache abzufassen“. Fehlt die deutsche Anleitung, droht nach § 9 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 2 MaschinenDG eine Geldbuße bis zu 10.000 Euro, daneben behördliche Maßnahmen.

So gehen Sie vor:

1. Deutsche Fassung anfordern. Fragen Sie den Hersteller, ob er eine deutsche Anleitung liefert und wer für deren Richtigkeit einsteht.
2. Übersetzung selbst beauftragen, wenn der Hersteller keine liefert. Lassen Sie die Übersetzung fachlich prüfen, idealerweise anhand der Maschine.
3. Inhalt abgleichen. Prüfen Sie, ob Modellbezeichnung, Warnhinweise und technische Daten zur gelieferten Ausführung passen.
4. Bereitstellung klären. Legen Sie fest, wo die deutsche Fassung online liegt und wer sie mindestens zehn Jahre verfügbar hält.

Weitere Hinweise zu Übersetzung und mehrsprachigen Märkten finden Sie im Ratgeber Sprache der Betriebsanleitung.

Wer stellt die digitale Anleitung bereit, wenn der Hersteller im Drittland sitzt?

Rechtlich ist die Aufteilung zweigeteilt. Der Hersteller gewährleistet nach Art. 10 Abs. 7, dass die Betriebsanleitung beiliegt, und darf sie digital bereitstellen. Der Einführer muss nach Art. 13 Abs. 4 gewährleisten, dass Anleitung und Informationen nach Art. 10 Abs. 7 beiliegen.

Wie das bei einer digitalen Anleitung im Detail aufzuteilen ist, regelt die Verordnung nicht ausdrücklich. Der Kommissions-Leitfaden zur Maschinenverordnung ist noch nicht veröffentlicht. Dieser Punkt ist daher auslegungsbedürftig.

Praktisch spricht viel dafür, dass der Importeur die Bereitstellung der deutschen Fassung selbst organisiert:

• Die Website eines Drittland-Herstellers ist aus Europa nicht immer stabil erreichbar und kann sich jederzeit ändern.
• Sie kontrollieren damit, dass die richtige Sprachfassung zur richtigen Maschine gehört.
• Papieranfragen deutscher Kunden landen ohnehin meist beim Importeur.

Die Anforderungen bleiben dieselben: Zugangshinweis, druck-, download- und speicherbares Format, Online-Verfügbarkeit für die Lebensdauer und mindestens zehn Jahre. Wie Sie die Zehn-Jahres-Frist auch über Website-Relaunches hinweg absichern, erklärt der Ratgeber Betriebsanleitung 10 Jahre. Den Ablauf bei Papierwünschen beschreibt Papierversion auf Anfrage.

Welche Pflichten haben Händler nach Art. 15?

Händler prüfen weniger tief als Importeure, aber sie prüfen. Vor der Bereitstellung einer Maschine kontrollieren sie nach Art. 15 Abs. 2:

„[…] die Betriebsanleitung und die in Artikel 10 Absatz 7 genannten Informationen beiliegen, und zwar in einer für die Nutzer leicht verständlichen Sprache.“

Zusätzlich prüfen sie die CE-Kennzeichnung und die EU-Konformitätserklärung „entsprechend Artikel 10 Absatz 8“. Für Händler unvollständiger Maschinen gilt Art. 16 mit der Montageanleitung und der Einbauerklärung.

Für die Praxis heißt das: Wareneingang mit Kurzprüfung. Prüfen Sie stichprobenartig, ob der QR-Code oder Link funktioniert und die deutsche Fassung tatsächlich erreichbar ist.

Was passiert, wenn die Prüfung Mängel zeigt?

Stellen Sie bei der Prüfung fest, dass Unterlagen fehlen oder die Maschine nicht konform ist, dürfen Sie sie nicht in Verkehr bringen bzw. nicht bereitstellen, bevor die Konformität hergestellt ist (Art. 13 Abs. 2, Art. 15 Abs. 3). Fordern Sie fehlende Dokumente beim Hersteller an und dokumentieren Sie den Vorgang.

Das deutsche MaschinenDG sanktioniert hier deutlich. Bringt ein Einführer ein nicht konformes Produkt in Verkehr (§ 9 Abs. 1 Nr. 16) oder stellt ein Händler es bereit (Nr. 17), sind Geldbußen bis zu 100.000 Euro möglich. Dasselbe gilt für unterlassene Korrekturmaßnahmen (Nr. 7). Bei beharrlicher Wiederholung oder Gefährdung von Leben und Gesundheit kann nach § 10 eine Straftat vorliegen.

Für Dokumentationsverstöße wie eine fehlende deutsche Anleitung gilt dagegen der Rahmen bis 10.000 Euro pro Verstoß.

Mögliche Änderungen durch Omnibus IV

Die EU verhandelt mit dem Omnibus IV (Digitalisierung) eine mögliche künftige Änderung von Art. 10 Abs. 7 und 8. Rat und Parlament haben sich am 9. Juni 2026 vorläufig geeinigt. Stand Oktober 2026 ist die Änderung nicht im Amtsblatt veröffentlicht. Maßgeblich bleibt bis dahin das oben beschriebene geltende Recht.

So setzen Sie das mit ManualPass um

ManualPass ist eine Plattform, auf der Importeure und Händler Betriebsanleitungen, EU-Konformitätserklärungen und Sicherheitshinweise als PDF hochladen und digital bereitstellen. Die deutsche Fassung, die Sie erstellen oder übersetzen lassen, stellen Sie dort pro Maschinentyp unter einem festen QR-Code bereit. Neue Versionen erscheinen automatisch, ohne neues Etikett, und ältere Versionen bleiben archiviert.

Papieranfragen von Kunden laufen über ein Formular mit automatisch berechneter Frist und Nachweis im Protokoll. ManualPass erstellt oder übersetzt keine Anleitungen. Einen Überblick für Ihre Zielgruppe finden Sie unter ManualPass für Importeure, die Tarife unter Preise.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 04.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 im Amtsblatt der EU sowie der nationalen Durchführungsvorschriften.