Протокол на промените за инструкции за употреба

Цифровите инструкции за употреба се актуализират бързо. Именно затова по-късно често възниква въпросът: коя редакция е била онлайн на определен ден, кой я е публикувал и дали заявка за хартиено копие е изпълнена в срок? Протоколът на промените на ManualPass отговаря на тези въпроси, без да е нужно да водите собствени списъци.

Какво е протокол на промените?

Протоколът на промените е непрекъснат, хронологично подреден запис на всички действия в дадена система. В ManualPass той се създава автоматично: всяка стъпка, свързана с машини, документи и екип, се запазва като запис.

Кои действия се записват?

Област	Записвани действия
Документи	Качване, публикуване, одобрение, отхвърляне
Заявки за хартиено копие	Получаване, изпращане
Машини	Промени в типовете машини
Екип	Промени в екипа
Брандиране	Промени в брандирането
Профил	Сключване на DPA, влизания

За всеки запис ManualPass съхранява три данни: момент, лице и IP адрес. Така всяко публикуване може да бъде свързано с конкретно лице. Тъй като всички действия се събират на едно място, отпадат собствените таблици в Excel или папки с имейли, в които досега одобренията и датите на изпращане са били документирани разпокъсано. Промените в архивирани типове машини също остават проследими.

Как веригата от контролни суми прави промените видими?

Контролната сума SHA-256 е цифров отпечатък: ако се промени дори един знак, се получава напълно различна стойност. ManualPass изчислява такава контролна сума за всеки запис в протокола, като включва и контролната сума на предходния запис. Така се образува верига.

Ако по-ранен запис бъде променен впоследствие, следващите контролни суми вече не съвпадат. Така последващите промени стават видими. Приложението проверява веригата и показва резултата, например:

„Протоколът е непроменен (проверени n записа)“

Контролна сума за всяка версия на документ

Независимо от протокола всеки качен файл получава собствена контролна сума SHA-256. Тя се вижда в приложението и публично на страницата за сканиране до обозначението на версията. Който е изтеглил инструкции, може по-късно да провери дали файлът му съвпада с публикуваната версия.

Предишните версии остават архивирани непроменени и достъпни. Как работи архивът на версиите, описва страницата Архивиране.

Пълно доказване на заявките за хартиено копие

Когато ползвател заяви хартиено копие чрез страницата за сканиране, ManualPass записва процеса:

дата на получаване на заявката,
срок, изчислен автоматично,
дата на изпращане, щом отбележите заявката като изпратена,
потребител, потвърдил изпращането.

Така можете да докажете, че заявката е обработена в срок. Процесът е показан подробно на страницата Заявка за хартиено копие.

За какво Ви е нужно доказателството?

Надзор на пазара: Ако орган попита кои инструкции са били достъпни в определен момент или как е обработена заявка за хартиено копие, разполагате с дата, версия и контролна сума.
Клиенти: При рекламации или изясняване на злополуки може да се покаже коя редакция е била достъпна за клиента.
Вътрешно: Управлението на качеството и документацията виждат кой кога какво е публикувал или одобрил.

Съвет от практиката

От пакета Business нагоре всяко публикуване може да бъде обвързано с одобрение от второ лице. Одобрението и отхвърлянето също се показват в протокола. Повече в раздел Екип и одобрение.

Пример: запитване от органа за надзор на пазара

Орган иска да знае кои инструкции за употреба за даден тип машина са били достъпни през март. Ето как отговаряте на запитването с ManualPass:

Установяване на версията: В архива на версиите на типа машина виждате коя редакция е била публикувана в този момент.
Доказване на публикуването: Протоколът показва момента и лицето на публикуването, както и евентуално одобрението.
Свързване на файла: Контролната сума SHA-256 доказва, че представеният файл съответства точно на тази версия.
Предаване на документите: Предоставяте архивирания файл и, от Professional нагоре, извлечение от протокола в CSV.

Какво протоколът не прави

Протоколът документира процеси, но не проверява съдържание. Дали инструкциите са пълни и верни, остава Ваша отговорност като производител. ManualPass не поема и отпечатването и изпращането на хартиени копия; протоколът само записва кога сте потвърдили изпращането.

Експорт в CSV от Professional нагоре

От пакета Professional нагоре експортирате протокола като CSV файл, включително контролните суми. Файлът може да се отвори във всяка програма за електронни таблици, да се съхрани в собствения Ви архив или да се приложи към запитване.

Самият протокол е включен във всеки пакет. ManualPass не замества правната оценка в конкретния случай, но Ви предоставя данните, на които тя може да се основава.

Често задавани въпроси

Какво се записва в протокола на промените?

Всяко действие: качване, публикуване, одобрение и отхвърляне, получени и изпратени заявки за хартиено копие, промени в машините, екипа и брандирането, сключването на DPA и влизанията. За всеки запис ManualPass съхранява момента, действащото лице и IP адреса.

Какво означава веригата от контролни суми?

Всеки запис в протокола получава контролна сума SHA-256, в която е включена и контролната сума на предходния запис. Ако по-стар запис бъде променен впоследствие, следващите контролни суми вече не съвпадат. Приложението показва резултата от проверката, например „Протоколът е непроменен (проверени n записа)“.

Мога ли да експортирам протокола?

Да, от пакета Professional нагоре като CSV файл, включително контролните суми. Експорта можете да съхраните в собствения си архив или да го представите при запитване от органа за надзор на пазара.

Включен ли е протоколът във всеки пакет?

Да. Протоколът на промените и архивът на версиите са сред функциите, включени във всеки пакет. Само експортът в CSV изисква пакет Professional или по-висок.

Протокол на промените и доказателства: всяка версия е доказуема