Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Svenska
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeВ много фирми документацията не се поддържа само от един човек. Конструкторският отдел, техническата документация, сервизът и снабдяването качват или проверяват инструкции. Затова ManualPass урежда две неща: кой какви правомощия има в профила и кога нов документ действително става публичен.
Какви роли има?
Ролята е фиксиран набор от права, който присвоявате на даден потребител. ManualPass има четири роли:
| Роля | Правомощия | Наличност |
|---|---|---|
| Собственик | Всичко: профил, пакет, потребители, машини, документи, заявки за хартиено копие | във всеки пакет |
| Одобряващ | Проверява нови документи и ги одобрява или отхвърля | от Business |
| Редактор | Управлява машини, документи и заявки за хартиено копие | във всеки пакет |
| Само четене | Преглед на съдържанието без промени | във всеки пакет |
Интерфейсът и имейлите са достъпни за всички потребители на 26 езика. Това помага, когато в работата участват колеги от обекти в чужбина.
Колко потребители са включени?
| Пакет | Включени потребители |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | неограничено |
Допълнителни потребители не могат да се добавят поотделно; за повече потребители преминете към по-голям пакет. Пълният преглед е в раздел Цени.
Как протича одобрението по принципа на четирите очи
Принципът на четирите очи означава, че едно решение влиза в сила едва след като второ лице го е проверило и потвърдило. От пакета Business нагоре ManualPass го прилага за нови документи по следния начин:
- Качване: Редактор качва нова версия на инструкциите за употреба или нов документ.
- Очаква одобрение: Документът е запазен, но още не е публичен и следователно не е достъпен чрез QR кода.
- Уведомяване: Одобряващите получават имейл, че документ очаква проверка.
- Проверка и решение: Одобряващият отваря PDF файла и го одобрява или отхвърля с посочване на причина. Никой не може сам да одобри качените от него документи.
- Присвояване на версия: След одобрението документът получава своята версия и се появява зад постоянния QR код. Предишната версия остава архивирана непроменена.
- Протокол: Качването, одобрението или отхвърлянето се записват в протокола на промените с верига от контролни суми.
Съвет от практиката
Определете поне двама одобряващи. Ако единият е в отпуск, другият може да извърши проверката и корекциите в указанията за безопасност няма да остават неразгледани.
Защо това помага при управлението на качеството?
Като производител Вие носите отговорност за съдържанието на своите инструкции. При запитване от органа за надзор на пазара или при отговорност за вреди е важно да можете да покажете коя редакция кога е била достъпна и кой я е проверил.
Одобрението не позволява чернова или грешен файл по невнимание да се окаже зад QR кода. Същевременно се създава пълно доказателство кой е качил и кой е одобрил. Много фирми и без това изискват такъв принцип на четирите очи във вътрешните си процеси.
Често срещано заблуждение
„С процеса на одобрение съдържанието на инструкциите е проверено.“ ManualPass реализира процеса, но не проверява съдържанието. Дали инструкциите са пълни и верни, преценява Вашият одобряващ.
Експорт на протокола като CSV
От пакета Professional нагоре протоколът на промените може да се експортира като CSV файл, включително контролните суми. Експорта можете да съхраните в собствения си архив, да го анализирате в електронна таблица или да го представите при одит. Как работят версиите и контролните суми, обяснява страницата Архивиране и управление на версиите; информация за защитата на достъпа и хостинга ще намерите в раздел Сигурност.
Често задавани въпроси
Мога ли сам да одобрявам качените от мен документи?
Не. В процеса на одобрение никой не може да одобри документ, който сам е качил. Така се гарантира, че винаги второ оправомощено лице е проверило документа, преди той да стане публичен.
От кой пакет е наличен процесът на одобрение?
Процесът на одобрение и ролята Одобряващ са включени от пакета Business нагоре. В пакетите Starter и Professional качените документи се публикуват без стъпка на одобрение; ролите Собственик, Редактор и Само четене са налични във всеки пакет.
Какво става, ако документ бъде отхвърлен?
При отхвърлянето одобряващият посочва причина, а участниците биват уведомени по имейл. Отхвърленият документ не става публичен.
Колко потребители са включени в пакета?
Starter включва 2 потребители, Professional – 5, Business – 15, а Enterprise – неограничен брой. Ако Ви трябват повече потребители, преминете към по-голям пакет.
Отговаря ли одобрението на определен стандарт?
ManualPass не обещава съответствие с определен стандарт или система за управление. Процесът на одобрение реализира технически контрол по принципа на четирите очи и го документира в протокола. Дали това е достатъчно за Вашите вътрешни изисквания, преценявате сами.