Deutsch
English
Français
Italiano
Español
Nederlands
Polski
Čeština
Dansk
Suomi
Português
Magyar
Română
Slovenčina
Slovenščina
Hrvatski
Български
Ελληνικά
Eesti
Latviešu
Lietuvių
Gaeilge
Malti
Norsk
TürkçeI många företag är det inte en enda person som underhåller dokumentationen. Konstruktion, teknisk dokumentation, service och inköp laddar upp eller granskar bruksanvisningar. ManualPass reglerar därför två saker: vem som har vilka befogenheter i kontot, och när ett nytt dokument faktiskt blir offentligt.
Vilka roller finns?
En roll är en fast uppsättning behörigheter som du tilldelar en användare. ManualPass har fyra roller:
| Roll | Befogenheter | Tillgänglig |
|---|---|---|
| Ägare | Allt: konto, abonnemang, användare, maskiner, dokument, pappersförfrågningar | i alla abonnemang |
| Godkännare | Granskar nya dokument och godkänner eller avslår dem | från Business |
| Redigerare | Hanterar maskiner, dokument och pappersförfrågningar | i alla abonnemang |
| Endast läsbehörighet | Ser innehållet utan att ändra något | i alla abonnemang |
Gränssnitt och e-post finns för alla användare på 26 språk. Det underlättar när kollegor på utländska anläggningar är med i arbetet.
Hur många användare ingår?
| Abonnemang | Ingående användare |
|---|---|
| Starter | 2 |
| Professional | 5 |
| Business | 15 |
| Enterprise | obegränsat |
Fler användare kan inte läggas till var för sig; för fler användare byter du till ett större abonnemang. Den fullständiga översikten finns under Priser.
Så går fyraögonsgodkännandet till
Fyraögonprincipen innebär att ett beslut får verkan först när en andra person har granskat och bekräftat det. Från abonnemanget Business genomför ManualPass detta för nya dokument så här:
- Uppladdning: En redigerare laddar upp en ny version av bruksanvisningen eller ett nytt dokument.
- Väntar på godkännande: Dokumentet är sparat men ännu inte offentligt och därmed inte tillgängligt via QR-koden.
- Avisering: Godkännarna får ett e-postmeddelande om att ett dokument väntar på granskning.
- Granska och besluta: Godkännaren öppnar PDF-filen och godkänner den eller avslår den med motivering. Ingen kan godkänna sina egna uppladdningar.
- Versionen tilldelas: Efter godkännandet får dokumentet sin version och visas bakom den fasta QR-koden. Den tidigare versionen förblir oförändrat arkiverad.
- Logg: Uppladdning, godkännande eller avslag registreras i ändringsloggen med kontrollsummekedja.
Praktiskt tips
Utse minst två godkännare. Om den ena är på semester kan den andra granska, och rättelser av säkerhetsanvisningar blir inte liggande.
Varför hjälper detta i kvalitetsarbetet?
Som tillverkare ansvarar du för innehållet i dina bruksanvisningar. Vid en förfrågan från marknadskontrollen eller i ett skadeståndsärende gäller det att kunna visa vilken utgåva som fanns tillgänglig när och vem som granskade den.
Godkännandet förhindrar att ett utkast eller en felaktig fil av misstag hamnar bakom QR-koden. Samtidigt uppstår ett fullständigt bevis på vem som laddade upp och vem som godkände. Många företag kräver ändå en sådan fyraögonprincip i sina interna processer.
Vanligt missförstånd
”Med godkännandeflödet är bruksanvisningens innehåll granskat.” ManualPass avbildar förloppet men granskar inget innehåll. Om en bruksanvisning är fullständig och korrekt bedömer din godkännare.
Export av loggen som CSV
Från abonnemanget Professional kan ändringsloggen exporteras som CSV-fil, inklusive kontrollsummorna. Exporten kan du spara i ditt eget arkiv, analysera i ett kalkylprogram eller visa upp vid en revision. Hur versioner och kontrollsummor fungerar förklaras på sidan Arkivering och versionshantering; information om åtkomstskydd och drift finns under Säkerhet.
Vanliga frågor
Kan jag godkänna mina egna uppladdningar?
Nej. I godkännandeflödet kan ingen godkänna ett dokument som han eller hon själv har laddat upp. Det säkerställer att en annan behörig person alltid har granskat dokumentet innan det blir offentligt.
Från vilket abonnemang finns godkännandeflödet?
Godkännandeflödet och rollen Godkännare ingår från abonnemanget Business. I abonnemangen Starter och Professional publiceras uppladdade dokument utan godkännandesteg; rollerna Ägare, Redigerare och Endast läsbehörighet finns i alla abonnemang.
Vad händer om ett dokument avslås?
Godkännaren anger en motivering vid avslaget, och de berörda informeras via e-post. Det avslagna dokumentet blir inte offentligt.
Hur många användare ingår i abonnemanget?
Starter omfattar 2 användare, Professional 5, Business 15 och Enterprise obegränsat antal. Behöver du fler användare byter du till ett större abonnemang.
Uppfyller godkännandet en viss standard?
ManualPass utlovar inte överensstämmelse med någon standard eller något ledningssystem. Godkännandeflödet genomför en fyraögonskontroll tekniskt och dokumenterar den i loggen. Om det räcker för dina interna krav bedömer du själv.