Andmekaitse ja töötlemisleping: IKÜM-i kohane kättesaadavaks tegemine

Esmapilgul töötleb digitaalne kasutusjuhend vaevalt isikuandmeid. Niipea aga, kui kasutajad taotlevad paberversiooni või teie meeskond töötab rakenduses, tekivad nimed, aadressid, e-posti aadressid ja sisselogimisandmed. See leht selgitab, kuidas ManualPass nendega ümber käib. Tehnilisi kaitsemeetmeid, nagu krüpteerimine ja klientide andmete eraldamine, kirjeldab leht Turvalisus.

Milliseid isikuandmeid tekib?

Kes on vastutav töötleja, kes volitatud töötleja?

IKÜM-i mõttes on vastutav töötleja see, kes määrab kindlaks töötlemise eesmärgid ja vahendid. Volitatud töötleja on see, kes töötleb isikuandmeid vastutava töötleja nimel ja tema juhiste järgi.

Töötlemislepingu sõlmimine rakenduses veebis

Isikuandmete töötlemise leping reguleerib IKÜM artikli 28 kohaselt, kuidas teenusepakkuja töötleb isikuandmeid teise isiku nimel. ManualPassi puhul sõlmite selle otse rakenduses:

1. Avage rakenduses jaotis „Andmekaitse & töötlemisleping“.
2. Vaadake läbi lepingu tekst koos lisas 2 toodud tehniliste ja korralduslike meetmetega.
3. Sõlmige leping elektrooniliselt.
4. Salvestage sõlmitud leping oma dokumentide jaoks PDF-ina.

Elektrooniline vorm on piisav: IKÜM artikli 28 lõige 9 lubab sõnaselgelt lisaks kirjalikule vormile ka elektroonilist vormi. Töötlemislepingu sõlmimise salvestab muudatuste logi koos aja ja isikuga.

Kus andmeid töödeldakse?

Kõik andmed asuvad Saksamaal asuvatel serveritel: dokumendid, logi, meeskonna- ja kontoandmed ning samuti paberversiooni taotluste andmed. Ainus alamtöötleja on majutusteenuse pakkuja lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Skannimisleht ilma küpsiste ja jälgimiseta

Skannimisleht on avalik veebileht, mida kasutajad näevad pärast QR-koodi skannimist. See ei kasuta küpsiseid ega jälgimist. Teie kliente ei jälgita seega juhendi lugemise ajal.

Paberversiooni taotlused: andmete minimeerimine anonüümimise abil

Kui kasutaja taotleb paberversiooni, vajab tootja saatmiseks nime ja aadressi. Pärast seda ei ole neid andmeid enam vaja. Seetõttu anonüümib ManualPass paberversiooni taotlused pärast saatmist automaatselt:

• Valitav tähtaeg: 6, 12, 24 või 36 kuud pärast saatmist.
• Säilib: taotluse kuupäev, masin ja olek.
• Eemaldatakse: taotleja isikuandmed.

Nii saate endiselt tõendada, et taotlused täideti õigeaegselt, säilitamata aadressiandmeid kauem kui vaja. Taotluse kulgu kirjeldab leht Paberversiooni taotlus.

Turvaandmed kustutatakse 24 tunni järel

Ebaõnnestunud sisselogimiskatseid ja aegunud parooli lähtestamise linke salvestab ManualPass ainult lühiajaliselt kuritarvitamise vältimiseks. Need andmed kustutatakse 24 tunni järel. Kauem säilitatakse ainult muudatuste logi kirjeid, näiteks õnnestunud sisselogimisi, sest need on tõendiks selle kohta, kes millal millise toimingu tegi.

Tekstinäidis teie privaatsuspoliitika jaoks

Kuna teie kui vastutav töötleja peate kasutajaid töötlemisest teavitama, pakub ManualPass rakenduses tekstinäidist. Võtate selle üle oma privaatsuspoliitikasse ja kohandate oma ettevõttele. Näidis kirjeldab, et kasutate dokumentide kättesaadavaks tegemiseks ja paberversiooni taotluste menetlemiseks teenusepakkujat. Kontrollige kohandatud teksti koos oma andmekaitseametnikuga.

Andmekaitse kontrollnimekiri

• Sõlmige rakenduses jaotises „Andmekaitse & töötlemisleping“ töötlemisleping ja salvestage see PDF-ina
• Määrake paberversiooni taotluste anonüümimise tähtaeg
• Võtke tekstinäidis üle oma privaatsuspoliitikasse
• Kandke ManualPass koos alamtöötlejaga isikuandmete töötlemise toimingute registrisse