Dijital kullanım talimatları ve GDPR: çevrimiçi DPA

Dijital kullanım talimatları ilk bakışta neredeyse hiç kişisel veri işlemez. Ancak kullanıcılar basılı nüsha talep ettiğinde veya ekibiniz uygulamada çalıştığında adlar, adresler, e-posta adresleri ve giriş verileri ortaya çıkar. Bu sayfa ManualPass’un bunları nasıl ele aldığını açıklar. Şifreleme ve müşteri verilerinin ayrılması gibi teknik koruma önlemlerini Güvenlik sayfası açıklar.

Hangi kişisel veriler ortaya çıkar?

Alan	Tipik veriler	ManualPass’ta ele alınışı
Ekibiniz	Ad, e-posta adresi, girişler	Zaman, kişi ve IP adresiyle işlem kaydı
Basılı nüsha talepleri	Talep sahibinin adı, adresi, e-posta adresi	Seçilebilir bir süreden sonra otomatik anonimleştirme
Tarama sayfası ziyaretçileri	Belgelere erişim	Çerez yok, izleme yok
Güvenlik verileri	Başarısız girişler, süresi dolmuş şifre bağlantıları	24 saat sonra silme

Veri sorumlusu kim, veri işleyen kim?

GDPR anlamında veri sorumlusu, bir işlemenin amaçlarına ve araçlarına karar veren kişidir. Veri işleyen ise kişisel verileri veri sorumlusu adına ve onun talimatlarına göre işleyen kişidir.

Rol	Kim	Görev
Veri sorumlusu	Müşteri olarak siz	hangi verilerin hangi amaçla işleneceğine karar verirsiniz
Veri işleyen	ManualPass	verileri sizin talimatınıza göre işler
Alt veri işleyen	lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen)	Almanya’da barındırma hizmeti sağlar

DPA’yı uygulamada çevrimiçi akdedin

Veri işleme sözleşmesi (DPA), GDPR Madde 28 uyarınca bir hizmet sağlayıcının kişisel verileri başkası adına nasıl işleyeceğini düzenler. ManualPass’ta bu sözleşmeyi doğrudan uygulamada akdedersiniz:

Uygulamada “Veri koruma ve DPA” bölümünü açın.
Ek 2’deki teknik ve organizasyonel önlemlerle (TOM) birlikte sözleşme metnini inceleyin.
Sözleşmeyi elektronik olarak akdedin.
Akdedilen sözleşmeyi kayıtlarınız için PDF olarak kaydedin.

Elektronik biçim yeterlidir: GDPR Madde 28(9), yazılı biçimin yanı sıra elektronik formata da açıkça izin verir. DPA’nın akdedilmesini işlem kaydı zaman ve kişi bilgisiyle kayda geçirir.

Uygulama ipucu

Veri koruma görevliniz sözleşmeyi önceden okumak mı istiyor? Tam metin, giriş yapmadan DPA sayfasında herkese açık olarak mevcuttur.

Veriler nerede işlenir?

Tüm veriler Almanya’daki sunucularda bulunur: belgeler, işlem kaydı, ekip ve hesap verileri ile basılı nüsha taleplerindeki bilgiler. Tek alt veri işleyen, barındırma sağlayıcısı lima-city’dir (TrafficPlex GmbH, Bremen).

Çerezsiz ve izlemesiz tarama sayfası

Tarama sayfası, kullanıcıların QR kodunu taradıktan sonra gördüğü herkese açık web sayfasıdır. Çerez kullanmaz ve izleme yapmaz. Yani müşterileriniz talimatları okurken takip edilmez.

Basılı nüsha talepleri: anonimleştirme yoluyla veri tasarrufu

Bir kullanıcı basılı nüsha talep ettiğinde, üreticinin gönderim için ada ve adrese ihtiyacı vardır. Sonrasında bu bilgilere artık gerek kalmaz. Bu nedenle ManualPass basılı nüsha taleplerini gönderimden sonra otomatik olarak anonimleştirir:

Seçilebilir süre: gönderimden sonra 6, 12, 24 veya 36 ay.
Korunan: talebin tarihi, makinesi ve durumu.
Silinen: talep sahibinin kişisel bilgileri.

Böylece adres verilerini gereğinden uzun saklamadan, taleplerin süresinde işlendiğini kanıtlamaya devam edebilirsiniz. Talebin akışını Basılı nüsha talebi sayfası açıklar.

Güvenlik verileri 24 saat sonra silinir

Başarısız giriş denemelerini ve şifre sıfırlama için süresi dolmuş bağlantıları ManualPass, kötüye kullanımı önlemek amacıyla yalnızca kısa süre saklar. Bu veriler 24 saat sonra silinir. Yalnızca işlem kaydındaki kayıtlar, örneğin başarılı girişler, kimin hangi işlemi ne zaman yaptığının kanıtına hizmet ettiği için daha uzun saklanır.

Gizlilik politikanız için metin şablonu

Veri sorumlusu olarak kullanıcıları işleme hakkında bilgilendirmeniz gerektiğinden, ManualPass uygulamada bir metin şablonu sunar. Bunu kendi gizlilik politikanıza aktarır ve şirketinize göre uyarlarsınız. Şablon, belgelerin sunulması ve basılı nüsha taleplerinin yürütülmesi için bir hizmet sağlayıcı kullandığınızı açıklar. Uyarlanmış metni veri koruma görevlinizle birlikte kontrol edin.

Veri koruma kontrol listesi

DPA’yı uygulamada “Veri koruma ve DPA” bölümünde akdedin ve PDF olarak saklayın
Basılı nüsha talepleri için anonimleştirme süresini belirleyin
Metin şablonunu kendi gizlilik politikanıza aktarın
ManualPass’u ve alt veri işleyeni işleme faaliyetleri kaydınıza ekleyin

Yaygın yanılgı

“DPA ile veri koruma tamamen halledilmiş olur.” DPA yalnızca sizinle ManualPass arasındaki ilişkiyi düzenler. Kullanıcılara karşı bilgilendirme yükümlülükleriniz ve kendi işleme faaliyetleri kaydınız, veri sorumlusu olarak sizin göreviniz olmaya devam eder.

Sık sorulan sorular

ManualPass ile DPA’yı nasıl akdederim?

Uygulamada “Veri koruma ve DPA” bölümünde. GDPR Madde 28 uyarınca sözleşme elektronik olarak akdedilir – GDPR Madde 28(9) buna açıkça izin verir – ve ardından PDF olarak kaydedilebilir. Sözleşme metnini önceden herkese açık olarak okuyabilirsiniz.

Alt veri işleyen kim?

Yalnızca barındırma sağlayıcısı lima-city (TrafficPlex GmbH, Bremen). Sunucular Almanya’dadır. ManualPass, verilerinizin işlenmesi için başka alt veri işleyen kullanmaz.

Tarama sayfası çerez veya izleme kullanıyor mu?

Hayır. Herkese açık tarama sayfası çerez ve izleme olmadan çalışır. Kullanım talimatlarına erişen kişi takip edilmez.

Basılı nüsha taleplerindeki veriler ne kadar süre saklanır?

Gönderimden sonra basılı nüsha talepleri, sizin seçtiğiniz 6, 12, 24 veya 36 aylık bir sürenin sonunda otomatik olarak anonimleştirilir. Tarih, makine ve durum kanıt olarak korunur, kişisel bilgiler silinir.