Betriebsanleitung per QR-Code – so setzen Sie es richtig um

Ein QR-Code auf dem Typenschild statt eines Ordners im Schaltschrank: Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 macht das ab dem 20. Januar 2027 ausdrücklich möglich. Die digitale Betriebsanleitung ist dabei eine Option, keine Pflicht. Wer sie nutzt, muss aber mehrere Bedingungen erfüllen – und genau dort entstehen in der Praxis die Fehler.

Dieser Ratgeber zeigt, was rechtlich verlangt ist, was auf das Etikett gehört, wie Sie den Code platzieren und warum der Link hinter dem Code wichtiger ist als der Code selbst. Den Gesamtüberblick bietet der Leitfaden zur digitalen Betriebsanleitung.

Ist ein QR-Code als Zugangshinweis zulässig?

Ja. Die Verordnung schreibt kein bestimmtes technisches Mittel vor, sondern verlangt einen Hinweis, wie Nutzer die digitale Anleitung erreichen. Ein QR-Code ist dafür ein naheliegendes Mittel. Ein QR-Code ist ein zweidimensionaler, maschinenlesbarer Code, der hier in der Regel eine Internetadresse enthält.

Für die EU-Konformitätserklärung nennt Art. 10 Abs. 8 ausdrücklich den „maschinenlesbaren Code“ als Alternative zur beigefügten Erklärung. Mehr dazu im Ratgeber EU-Konformitätserklärung digital.

Wo muss der QR-Code angebracht werden?

Die Verordnung legt eine Reihenfolge fest:

1. Auf der Maschine bzw. dem dazugehörigen Produkt – das ist der Regelfall.
2. Auf der Verpackung oder einem Begleitdokument – nur, wenn die Anbringung auf der Maschine nicht möglich ist.

„Nicht möglich“ dürfte vor allem bei sehr kleinen Produkten oder ungeeigneten Oberflächen vorliegen. Wer den Code aus optischen Gründen nur auf den Karton druckt, riskiert, dass der Hinweis nach dem Auspacken verloren geht.

Platzierung an der Maschine

• Am oder direkt neben dem Typenschild: Dort suchen Servicetechniker und Betreiber zuerst.
• Ohne Werkzeug erreichbar: nicht hinter Abdeckungen, Schutzgittern oder im Schaltschrank.
• Außerhalb von Gefahrbereichen: Niemand sollte in einen Arbeitsbereich greifen müssen, um zu scannen.
• Bei Stillstand und Ausfall erreichbar: also nicht nur auf einem Display, das Strom braucht.
• Geschützt vor Verschmutzung: nicht direkt neben Kühlschmierstoff-, Späne- oder Abgasquellen.

Was gehört auf das Typenschild bzw. Etikett?

Der QR-Code allein reicht in der Praxis nicht. Ein gutes Etikett erklärt, was hinter dem Code steckt, und funktioniert auch ohne Scanner. Diese Checkliste hilft:

• QR-Code mit ausreichender Größe und Ruhezone
• Internetadresse in Klartext (möglichst kurz), als Alternative zum Scan
• Kurzer Hinweistext, z. B. „Betriebsanleitung und EU-Konformitätserklärung“
• Maschinentyp bzw. Modellbezeichnung, damit die Zuordnung eindeutig ist
• Hinweis auf die Papierversion auf Anfrage
• Sprachhinweis oder Sprachkürzel, wenn mehrere Sprachen verfügbar sind
• Dauerhaftes Material, beständig gegen Öl, Reinigungsmittel, UV und Temperatur

Unabhängig vom QR-Code verlangt Art. 10 Abs. 6, dass auf der Maschine (ersatzweise auf Verpackung oder Begleitunterlagen) Name bzw. Marke, Postanschrift und eine digitale Kontaktmöglichkeit des Herstellers stehen. Diese Angaben stehen meist ohnehin auf dem Typenschild.

Warum ein fester Code pro Maschinentyp?

Die Betriebsanleitung muss das Produktmodell klar beschreiben. Für die meisten Hersteller ist es deshalb naheliegend, einen QR-Code pro Maschinentyp zu vergeben. Ein fester Code bedeutet: Die Adresse im Code ändert sich nie, auch wenn sich die Anleitung ändert.

Das hat drei Vorteile:

• Etiketten können in Serie gedruckt und vorrätig gehalten werden.
• Neue Versionen erscheinen unter derselben Adresse, ohne Etikettentausch im Feld.
• Die Zehn-Jahres-Verfügbarkeit hängt an einer einzigen, kontrollierten Adresse.

Was passiert, wenn sich die Anleitung ändert?

Anleitungen werden korrigiert, ergänzt und übersetzt. Der Nutzer sollte unter dem Code immer die gültige Fassung finden. Gleichzeitig ist es sinnvoll, ältere Versionen unverändert zu archivieren und abrufbar zu halten.

Der Grund ist praktisch: Bei einem Unfall oder Streitfall stellt sich die Frage, welche Fassung zum Zeitpunkt der Auslieferung galt. Wer jede Version mit Datum und Prüfsumme archiviert, kann das belegen. Eine Prüfsumme ist ein aus dem Dateiinhalt berechneter Wert, der sich bei jeder Änderung der Datei ändert. Mehr dazu im Ratgeber 10 Jahre Verfügbarkeit.

Dynamischer QR-Generator: das Abo-Risiko

Viele Online-Generatoren bieten „dynamische“ QR-Codes an. Der Code enthält dann nicht Ihre Zieladresse, sondern eine Weiterleitungsadresse des Generator-Anbieters. Das ist bequem, weil sich das Ziel später ändern lässt. Es schafft aber eine Abhängigkeit.

Die Verordnung verlangt eine Online-Verfügbarkeit für die voraussichtliche Lebensdauer, mindestens aber zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen. Etiketten an Maschinen bei Kunden lassen sich kaum nachträglich tauschen. Prüfen Sie daher vor der Wahl einer Lösung:

• Auf welche Domain zeigt der Code – Ihre eigene oder die eines Dritten?
• Was passiert mit der Weiterleitung, wenn der Vertrag endet?
• Bleibt die Adresse bei Website-Relaunch oder Domainwechsel gültig?
• Ist die Zielseite ohne Werbung, Login oder App erreichbar?

Ein fester Link, der direkt auf eine dauerhaft betriebene Dokumentenseite zeigt, ist für Maschinen die robustere Wahl. Zeigt der Code auf Ihre eigene Website, sichern Sie die Adresse bei jedem Relaunch mit einer dauerhaften Weiterleitung ab.

Lesbarkeit und Größe: So bleibt der Code scanbar

Die Verordnung macht keine technischen Vorgaben zum Code. Bewährt haben sich diese Regeln:

Rechnen Sie bei Maschinen, die nur aus Distanz zugänglich sind, großzügiger. Ein Code, der nur mit Leiter oder Taschenlampe lesbar ist, erfüllt den Zweck schlecht.

Download, Druck und Speichern ermöglichen

Art. 10 Abs. 7 lit. b verlangt ein Format, mit dem Nutzer die Anleitung ausdrucken, herunterladen und auf einem elektronischen Gerät speichern können. Das gilt ausdrücklich auch für Anleitungen, die in die Maschinensoftware eingebettet sind.

In der Praxis bedeutet das:

• Die Anleitung liegt als vollständige Datei vor, meist als PDF.
• Die Zielseite funktioniert ohne Login, ohne App und auf dem Smartphone.
• Download- und Druckfunktion sind nicht gesperrt.
• Eine reine Videoanleitung oder eine Web-Ansicht ohne Download reicht nicht aus.

Was gilt im Offline-Fall?

Die Verordnung nennt den Zweck des Speicherns ausdrücklich: Nutzer sollen „jederzeit, insbesondere bei einem Ausfall der Maschine“ zugreifen können. Ein QR-Code hilft wenig, wenn in der Werkhalle kein Mobilfunk verfügbar ist.

Deshalb gehört zum QR-Konzept ein Offline-Plan:

• Weisen Sie in Lieferschein, Inbetriebnahmeprotokoll oder auf der Zielseite darauf hin, die Anleitung vorab herunterzuladen.
• Empfehlen Sie Betreibern, eine Kopie lokal zu speichern oder ausgedruckt an der Maschine bereitzuhalten.
• Bei Verbrauchermaschinen müssen die wesentlichen Sicherheitsinformationen ohnehin auf Papier beiliegen (Art. 10 Abs. 7 UAbs. 4).

Häufige Fehler beim QR-Code für Betriebsanleitungen

• Der Code steht nur auf der Verpackung, obwohl die Maschine Platz bietet.
• Der Code führt auf die Startseite der Website statt direkt zur Anleitung.
• Die Adresse ändert sich beim nächsten Website-Relaunch.
• Die Anleitung lässt sich nur im Browser ansehen, nicht herunterladen.
• Das Etikett ist nach wenigen Monaten verschmutzt oder ausgeblichen.
• Die Anleitung liegt nicht in der Sprache des Ziellands vor; in Deutschland verlangt § 2 MaschinenDG die deutsche Sprache.

So setzen Sie das mit ManualPass um

ManualPass vergibt pro Maschinentyp einen festen QR-Code mit Kurzlink, der sich nie ändert; neue Dokumentversionen erscheinen automatisch, ohne neues Etikett. Druckfertige Etiketten gibt es in 60, 85 und 120 mm mit bis zu drei Sprachen, den Code zusätzlich als SVG für Ihr eigenes Typenschild. Die öffentliche Scan-Seite funktioniert ohne App und Login, erkennt die Sprache automatisch und erlaubt Öffnen, Herunterladen, Speichern und Drucken der PDF. Alle Versionen bleiben mit SHA-256-Prüfsumme archiviert. Mehr zur QR-Code-Funktion und zu den Preisen.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 04.10.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung. Maßgeblich ist der Wortlaut der Verordnung (EU) 2023/1230 im Amtsblatt der EU sowie der nationalen Durchführungsvorschriften.